XONIC Premium
CRM

XONIC Premium: CRM – Leistungsbeschreibung

§ 1 Vertragsgegenstand

Die XONIC Premium: CRM-Erweiterung (xoCRM) baut das im XONIC Shopsystem enthaltene Ticketsystem zum vollwertigen CRM aus. Sie umfasst vier Modulbereiche: automatischer E-Mail-Import (Mail zu Ticket), Team-Kalender mit CalDAV-Synchronisation, Projekt-/Aufgabenverwaltung mit Kanban-Board sowie das persönliche Tages-Cockpit „Mein Tag". Jahreslizenz mit automatischer Verlängerung (Kündigung 4 Wochen vor Ablauf per E-Mail).

§ 2 Funktionsumfang

• E-Mail-Import (Mail zu Ticket): IMAP-Postfach-Anbindung, 12-Schritt-Verarbeitungspipeline, Zuordnung von Antworten zum richtigen Ticket, Filterregeln mit beliebig verschachtelbaren UND/ODER-Bedingungen, Spam-Erkennung (Absender, Betreff, Header-Analyse), Sicherheits-Scan aller Anhänge (Dateityp-, Makro- und Größenprüfung), automatische Bearbeiter-Zuweisung anhand der Empfängeradressen, Meeting-Erkennung (Teams, Zoom, Google Meet, WebEx) mit Termin-Übernahme, Aktivitätsprotokoll und Vorschau-Modus
• KI-Funktionen im Ticket: KI-gestützte E-Mail-Bereinigung (Zitat-Ketten, Signaturen, HTML-Reste) mit Datenverlust-Schutz, Verlaufs-Zusammenfassung, Antwort-Überarbeitung (Sie-/Du-Form) – nutzbar mit OpenAI- oder Claude-API-Schlüssel
• Ticket-Workflow: Triage-Cockpit mit Schnellansichten und Live-Zählern, Textbausteine mit Platzhaltern und Ziel-Status, „Speichern & Nächstes", Tastaturkürzel, Bulk-Zuweisung, Kollisionswarnung, globales Pinning, Wiedervorlage, interne Notizen, Ticket-Zusammenführung, Abwesenheitsmodus mit mehrstufigen Vertretungsregeln
• Kalender & Termine: Team-Kalender mit Kategorien, Serienterminen und zwei Erinnerungen pro Termin, bidirektionale CalDAV-Synchronisation (RFC 4791/6578, u.a. iPhone, macOS-Kalender, Thunderbird), tokenbasiertes ICS-Kalender-Abo, iCal-Import externer Kalender, Verknüpfung von Terminen mit Tickets, Kunden und Projekten
• Projekte & Aufgaben: Projekte mit Kunden-, Bestell- und Ticket-Verknüpfung, Aufgaben mit Priorität, Fälligkeit, Fortschritt und Mehrfach-Bearbeitern, Kanban-Board mit Drag & Drop, automatische Projektanlage aus Bestellungen (eine Aufgabe je Bestellposition) und Tickets, E-Mail-Benachrichtigungen, Verlaufs-Timeline
• „Mein Tag": persönliches Tages-Cockpit mit Kennzahlen (offene Tickets, Aufgaben, Überfällige, Termine), Top-Listen und Schnellfiltern
• Shop-Integration: automatische Bestelltickets (optional je Lieferant/Hersteller aufgeteilt), Tickets-Reiter in der Bestellbearbeitung, Kundenkontext am Ticket (Bestellhistorie, Support-Level, Verträge), Kundenportal im Shop-Konto, Kontakt-/Produkt-/Preisanfragen als Ticket, Slack-Benachrichtigungen, REST-API (xoPort, OAuth2) für Tickets, Projekte und Aufgaben

§ 3 Technische Voraussetzungen

• XONIC Shopsystem v4.8.x oder höher (für das abgebildete Ticket-Cockpit); Grundfunktionen ab v4.6.x
• IMAP-fähiges Support-Postfach für den E-Mail-Import
• Für KI-Funktionen: eigener API-Schlüssel bei OpenAI oder Anthropic (Claude); Abrechnung der API-Kosten direkt mit dem Provider
• Für KI-Terminplanung im Kalender: zusätzlich XONIC KI-Modul (separate Lizenz)
• CalDAV-fähige Kalender-App für die Termin-Synchronisation (z.B. iPhone/iOS, macOS-Kalender, Thunderbird)

§ 4 Was das Modul NICHT umfasst

• Individuelle Workflow-Programmierung durch XONIC (kostenpflichtige Zusatzleistung)
• API-Kosten der KI-Provider (separate Abrechnung durch den Provider)
• Erweiterte Schulungen (kostenpflichtige Zusatzleistung)
• Garantie für Qualität oder Richtigkeit KI-generierter Inhalte (Kundenverantwortung, Prüfung vor Versand)
• Marketing-Automatisierung und KI-Texterstellung (eigene Module „Marketing / Automatisierungen & KI")

§ 5 Support & Lizenzierung

• Lizenzmodell: Jahreslizenz (automatische Verlängerung, Kündigung 4 Wochen vor Ablauf per E-Mail). Einmalige Erstlizenzgebühr, jährliche Verlängerungsgebühr.
• Aktivierung: über das XONIC Admin-Interface, lokale Lizenz-Validierung.
• Support: technischer Support durch das XONIC Support-Team, Unterstützung bei der Ersteinrichtung (Postfach-Anbindung, Filterregeln, CalDAV) im Rahmen des Standard-Supports.
• Updates: Funktionserweiterungen während der Vertragslaufzeit möglich. Wesentliche Funktionseinschränkungen werden 4 Wochen im Voraus mitgeteilt (außerordentliches Kündigungsrecht).

§ 6 Haftungsausschluss & Kundenpflichten

Die Software wird „as is" ohne Gewähr bereitgestellt. XONIC Solutions haftet nicht für:

• Qualität oder Richtigkeit KI-bereinigter bzw. KI-generierter Inhalte (Kundenpflicht: Prüfung vor Versand an Kunden)
• Ausfälle oder Einschränkungen seitens der KI-Provider oder des E-Mail-Providers (Drittanbieter-Abhängigkeit)
• Fehlkonfigurationen in Filterregeln (Kundenpflicht: Vorschau-/Testmodus nutzen)
• Datenschutzverstöße durch Weitergabe sensibler Daten an KI-Provider (Kundenpflicht: DSGVO-Compliance, Auftragsverarbeitung prüfen)

§ 7 Datenschutz

• xoCRM verarbeitet Kundendaten (Name, E-Mail, Ticketinhalte, Bestellbezüge) ausschließlich innerhalb der Shop-Installation des Kunden.
• KI-Integration: keine Speicherung von KI-Prompts oder -Responses auf XONIC-Servern; die Datenübertragung an den gewählten KI-Provider erfolgt direkt aus der Shop-Installation (Kundenverantwortung für Provider-Auswahl und DSGVO-Compliance). KI-Funktionen sind optional und einzeln abschaltbar.
• XONIC verarbeitet keine Kundendaten aus dem Modul (außer für explizit angefragte Support-Leistungen).
• Lizenz-Validierung erfolgt lokal ohne Übertragung von Ticket- oder Kundendaten.

§ 8 Rechtliches

• Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
• Gerichtsstand: Chemnitz (bei Kaufleuten, juristischen Personen des öffentlichen Rechts).
• Salvatorische Klausel: Unwirksamkeit einzelner Bestimmungen berührt den Gesamtvertrag nicht.
• Änderungen/Ergänzungen bedürfen der Schriftform. Funktionserweiterungen während der Vertragslaufzeit vorbehalten.

Stand: Juli 2026 | Version: 1.0
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