Revolution im Rechnungswesen: Wie die eRechnung Unternehmen transformiert
Reine Papierrechnungen oder Rechnungen, die mithilfe von Word und Excel erstellt werden, gehören bald der Vergangenheit an: Mit dem geplanten Wachstumschancengesetz wird in Zukunft die elektronische Rechnungsstellung das Geschäftsleben dominieren. Diese Umstellung zielt darauf ab, Wachstum und Innovation zu fördern sowie steuerliche Prozesse für Unternehmen zu vereinfachen. Elektronische Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile, darunter eine beschleunigte und fehlerfreie Datenverarbeitung. Tauchen Sie ein in die Welt der eRechnungen und erfahren Sie, wie sie den Büroalltag revolutionieren können.
Charakteristika der eRechnung
Für sogenannte eRechnungen gelten konkrete, im Wachstumschancengesetz verankerte Vorgaben. Diese Rechnung definiert sich darüber, dass sie strukturiert und elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dadurch ist es möglich, sie ebenfalls elektronisch zu verarbeiten. Voraussetzung dafür ist, dass die Rechnung der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung entspricht (CEN-Norm EN 16931). Länderspezifisch können auch noch weitere Vorgaben vorhanden sein, die ebenfalls eingehalten werden müssen.
Was ist das Besondere an einer eRechnung? Alle Inhalte dieser Rechnung werden in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dargestellt und können somit automatisiert verarbeitet werden. Dadurch werden Medienbrüche, also die Datenübertragung eines Mediums (z. B. Papier) in ein anderes (z. B. PDF), vermieden. Die Datenverarbeitung ist bei einer eRechnung somit wesentlich schneller und bringt weniger Hürden mit sich.
Durch diese Vorgaben zählt zum Beispiel eine als PDF-Datei verschickte, nach eigener Struktur aufgebaute Rechnung nicht als eine elektronische Rechnung. Um das vorgegebene Format rechtmäßig zu erfüllen, werden Programme wie Word oder Excel nicht mehr ausreichen. Mithilfe einer geeigneten Rechnungs-Software können diese jedoch erstellt werden.
Zusätzliche Pflichtangaben sind Name und Anschrift des Rechnungsausstellers und -empfängers, Rechnungsdatum, Mengen und Art der Dienstleistungen oder Waren, die fortlaufende Rechnungsnummer und natürlich der Rechnungsbetrag samt Umsatzsteuer. Diese Angaben sind jedoch bereits aus der bisherigen Rechnungsstellung bekannt und werden übernommen.
Weitere gesetzliche Regelungen
Tritt das Wachstumschancengesetz wie bisher geplant in Kraft, müssen sich ab 2025 diejenigen Unternehmen einander eRechnungen ausstellen, die den Vorsteuerabzug geltend machen möchten. Um den Übergang zum neuen Gesetz zu erleichtern, gibt es jedoch auch noch ein paar Ausnahmen. Für B2B-Umsätze dürfen bis Ende 2025 auch nicht-elektronische Rechnungen ausgestellt werden. Entspricht die Rechnung noch nicht dem vorgegebenen Format, ist das in diesem Zeitraum auch noch kein Problem. Das gilt jedoch nur, wenn der Rechnungsempfänger dem nicht eRechnung-konformen Format ausdrücklich zustimmt.
Vorzüge und Chancen der eRechnung
Auch wenn das Gesetz auf den ersten Blick nach Mehraufwand und komplizierten Regelungen klingen mag, ist es tatsächlich eine Erleichterung in vielen Belangen. Papierrechnungen erfordern viel Platz und einen hohen manuellen Aufwand. Bei eRechnungen hingegen können die wichtigen Daten unkompliziert in ein Buchhaltungssystem übertragen werden. Das erspart Unternehmen endlose Ordnerregale und unterstützt sie bei einer möglichst fehlerlosen sowie schnellen Übertragung der notwendigen Zahlen.
Auch die Einsparungen von - für Papierrechnungen notwendigen - Druckern und den immer weiter steigenden Papierkosten können das Unternehmenskonto sichtlich entlasten. Zudem schlagen Unternehmen so einen etwas umweltfreundlicheren Weg ein.
Sind die gesendeten und erhaltenen eRechnungen einmal übersichtlich gesammelt, können sie auch viel leichter gefunden und sortiert werden. Werden die Rechnungen dann elektronisch und nicht manuell übermittelt, erreichen sie deutlich schneller die Empfänger. Dadurch können viel schnellere Zahlungsabwicklungen erreicht werden.
Herausforderungen für Unternehmen
Besonders wichtig bei der Erstellung elektronischer Rechnungen sind für ein Unternehmen zuverlässige Technologien. Mit dieser können nicht nur die klassischen PDFs erstellt werden, sondern auch gültige eRechnungen. Die gelingen mithilfe des E-Rechnungsformats „ZUGFeRD“ oder “XRechnung”, welches in der Software enthalten ist.
Eine qualifizierte digitale Signatur kann außerdem die Authentizität der eRechnung sicherstellen. Auch muss gewährleistet werden, dass die Daten sicher gespeichert werden und kein Datenleak möglich ist. Nur so können die Rechnungen vertraulich bleiben.
Um elektronische Rechnungen gesetzeskonform ausstellen zu können, wird Wissen über die aktuellen Vorgaben vorausgesetzt. Um das bei den Mitarbeitenden in einem Unternehmen zu gewährleisten, können eventuell Weiterbildungen oder Schulungen nötig sein. Oder aber man nutzt dafür Softwarelösungen, die die Einhaltung der aktuellen Vorgaben gewährleisten. Das XONIC Shopsystem wird die Ausstellung der eRechnung ab 2025 unterstützen.
Wer von dem Gesetz nicht betroffen ist
Stellt ein Unternehmen Kleinbetragsrechnungen mit einem Bruttobetrag von unter 250 Euro aus, ist die elektronische Rechnungsstellung nicht verpflichtend. Auch bestimmte steuerfreie Umsätze sind von der eRechnungs-Regelung nicht betroffen. Diese Rechnungen dürfen auch weiterhin zum Beispiel als PDF-Dokument oder im Papierformat erstellt und übermittelt werden. Ebenso sind Rechnungen an Endverbraucher nicht betroffen.
Einfluss auf die Zukunft
Wird die Einführung der eRechnung wie geplant durchgesetzt, bedeutet das für Unternehmen, dass sie ihr Rechnungswesen überarbeiten müssen. Sie werden Zeit und Geld investieren müssen, um diese Art von Rechnungen in den Unternehmensalltag aller Mitarbeitenden integrieren zu können.
Langfristig ermöglichen die elektronischen Rechnungen jedoch finanzielle Ersparnisse, eine Erleichterung der Rechnungsverarbeitung und insgesamt schnellere Prozesse. Menschliche Fehlerquellen können somit immer weiter vermieden werden und auch die Umwelt kann von den möglichen Materialeinsparungen profitieren.
Schlussfolgerung
Die Umstellung auf die eRechnung ist ein bedeutender Schritt für Unternehmen, da sie zahlreiche Vorteile bietet: schnellere Datenverarbeitung, weniger Fehlerquellen und weniger Papierbedarf. Trotz anfänglicher Herausforderungen wird die langfristige Investition in elektronische Rechnungen zur Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung führen. Dabei unterstützen geeignete Softwarelösungen und qualifizierte Signaturen die Gesetzeskonformität und Sicherheit der Daten. Unternehmen, die frühzeitig auf die eRechnung umstellen, profitieren zudem von einer besseren organisatorischen Übersicht und tragen aktiv zum Umweltschutz bei.
Update: Die Erstellung einer konformen eRechnung im Format XRechnung 3.x ist ab sofort mit XONIC 4.5.x möglich.
