Formulare und Spam-Schutz
Kontaktformular, Anfragen auf der Produktseite, Rückrufservice und eigene Formulare: Dieser Leitfaden zeigt, wo Sie die Formulare einschalten, wohin Anfragen gehen, wann daraus ein Ticket wird und wie Sie Spam mit reCAPTCHA, Login-Pflicht und Limits eindämmen.
Auf einen Blick
- Shop-Formulare: Kontaktformular, „Anfrage“ und „Preisvorschlag“ auf der Produktseite, „Angebot anfordern“, „Anfrage zum Warenkorb“ und den Rückrufservice schalten Sie einzeln ein und aus.
- Empfänger: Das Kontaktformular schickt an die gewählte Abteilung, die übrigen Formulare an eigene Adressen oder an die E-Mailadresse des Shopbetreibers.
- Ticket statt E-Mail: Kontakt-, Produkt- und Preisanfragen angemeldeter Kunden werden auf Wunsch Tickets. Anfragen von Gästen kommen als E-Mail.
- Eigene Formulare: unter CMS → Formulare anlegen und mit dem xoContentEditor in CMS-Seiten oder Kategorien einbinden.
- Spam: reCAPTCHA v3 einrichten, Login-Pflicht und Tageslimit nutzen, nicht genutzte Formulare abschalten.
In diesem Leitfaden
Die Formulare im Überblick
Der Shop bringt diese Formulare mit. Jedes hat einen eigenen Schalter, eigene Empfänger und eine eigene Mailvorlage.
| Formular | Im Shop | Einschalten unter |
|---|---|---|
| Kontaktformular | Seite „Kontakt“ | Einstellungen → Allgemein → Grundeinstellungen → Kontaktformular: Status (neue Shops: an) |
| Anfrage zum Artikel | Knopf „Anfrage“ auf der Produktseite | Einstellungen → Design → Produktdetailansicht → Produktanfrage „Fragen zum Artikel“ an/aus (neue Shops: an) |
| Preisvorschlag | Knopf „Preisvorschlag“ auf der Produktseite | Einstellungen → Design → Produktdetailansicht → Preisvorschlag an/aus (neue Shops: aus) |
| Angebot anfordern | Knopf „Angebot anfordern“ auf der Produktseite | Einstellungen → Design → Produktdetailansicht → Angebot-anfordern Button (neue Shops: aus) |
| Anfrage zum Warenkorb | Knopf „Anfrage zum Warenkorb“ unter der Artikelliste im Warenkorb | Einstellungen → Checkout → Warenkorb → Anfrage zum Warenkorb Button einblenden (neue Shops: aus) |
| Rückrufservice | Box „Kostenloser Rückruf“ | Box unter CMS → Boxenmanager, Einstellungen unter Einstellungen → Design → CallBack |
| Eigene Formulare | CMS-Seiten und Kategorien | CMS → Formulare |
Weitere Formulare beschreiben eigene Leitfäden: die Newsletter-Anmeldung unter Newsletter, das Widerrufsformular unter Widerrufsbutton, den Verfügbarkeitsalarm unter Produktbenachrichtigung und das Ticketformular im Kundenkonto unter Tickets & Aufgaben.
Kontaktformular einrichten
Das Kontaktformular ist die Seite „Kontakt“. Kunden wählen eine Abteilung, schreiben ihr Anliegen und geben eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer an.
Die Kontaktseite mit zwei Abteilungen: Solange der Datenschutz-Haken fehlt, bleibt der Knopf „Weiter“ gesperrt. Zum Vergrößern anklicken.
Abteilungen und Empfänger
Unter Einstellungen → Allgemein → Grundeinstellungen → Daten für Kontaktseite legen Sie je Zeile eine „Abteilung“ mit „E-Mailadresse“ an, zum Beispiel „Allgemeine Fragen“ und „Bestellungen“. Im Shop erscheinen die Abteilungen als Knöpfe, die erste ist vorausgewählt. Die Anfrage geht an die Adresse der gewählten Abteilung.
Mit der Spalte „Sprache“ zeigen Sie eine Abteilung nur in einer Sprache. Zeilen mit „---“ erscheinen in allen Sprachen. Ohne Einträge geht die Anfrage an die „E-Mailadresse des Shopbetreibers“.
Pflichtangaben
Pflicht sind das Anliegen und mindestens eine Kontaktmöglichkeit: E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Der Name ist freiwillig. Das Anliegen muss ein ganzer Satz sein, unsinnige Telefonnummern und Namen weist das Formular zurück.
Soll das Telefon immer Pflicht sein, stellen Sie Einstellungen → Checkout → Kundendetails → Telefonnummer auf mandatory. Diese Einstellung gilt auch für die Registrierung. Angemeldete Kunden sehen die Felder nicht: Name, E-Mail und Telefon kommen aus dem Kundenkonto.
„Daten für Kontaktseite“: je Zeile eine Abteilung mit Empfängeradresse, die Sprache „---“ zeigt sie in allen Sprachen. Zum Vergrößern anklicken.
Texte und Hinweise im Formular
Ein eigenes Feld für einen Hinweistext hat das Kontaktformular nicht. Sie haben drei Wege:
- Texte ändern: Unter Tools → xoLanguage wählen Sie „Framework“ Frontend und „Sektion“
store-contact. Dort ändern Sie etwa die Überschrift „Kontaktanfrage“, „Kontaktinformationen“ oder den Hinweis „Zur Kontaktaufnahme müssen Sie …“, den nur Gäste sehen. Tragen Sie Ihren Text als „eigener Wert“ ein, dann bleibt er bei Updates erhalten. - Kasten „Kontaktinformationen“: Er zeigt Einstellungen → Allgemein → Grundeinstellungen → Shopadresse und Kontaktdaten. Diese Angaben stehen auch im Fuß Ihrer Mails, siehe CMS-Manager & E-Mails.
- Zusatzfeld mit Hinweis: Mit dem Formular-Builder ergänzen Sie das Kontaktformular um eigene Felder, jedes mit eigenem „Hinweistext“, siehe Shop-Formulare erweitern.
Kontaktformular abschalten
Stellen Sie Einstellungen → Allgemein → Grundeinstellungen → Kontaktformular: Status auf false. Wer die Seite aufruft, landet dann auf der Startseite. Entfernen Sie danach die Links auf die Kontaktseite, etwa im Footer, siehe CMS-Manager & E-Mails. Oft reicht statt des Abschaltens die Login-Pflicht, siehe Login erforderlich.
Anfragen auf der Produktseite und im Warenkorb
Vier Formulare beziehen sich auf Artikel. Alle öffnen sich als Fenster über der Seite. Die Anfrage nennt den Artikel, bei der Warenkorbanfrage alle Artikel im Warenkorb.
Anfrage zum Artikel
Der Knopf „Anfrage“ öffnet das Fenster „Produktanfrage“. Der Kunde schreibt seine Frage und gibt als Gast Name, E-Mail und Telefon an. Gewählte Merkmale schickt der Shop mit. Ein- und ausschalten mit Einstellungen → Design → Produktdetailansicht → Produktanfrage „Fragen zum Artikel“ an/aus.
Dasselbe Fenster öffnen „Preis auf Anfrage“ (siehe Preise & Kundengruppen) und Artikel mit dem Schalter „Click-to-Call Produkt“, die sich nur per Anfrage kaufen lassen. Nutzen Sie eine dieser Funktionen, lassen Sie die Produktanfrage eingeschaltet, sonst kommt die Anfrage nicht an.
Preisvorschlag
Mit „Preisvorschlag“ nennt der Kunde einen Preis, zu dem er den Artikel kaufen würde. Eingeschaltet wird er mit Einstellungen → Design → Produktdetailansicht → Preisvorschlag an/aus. Der Knopf erscheint nur bei Artikeln mit sichtbarem Preis. Für einzelne Artikel schalten Sie ihn im Artikel mit „Sperren für Preisvorschlag“ ab.
Angebot anfordern
Aus der Anfrage entsteht ein Angebot: eine Bestellung im Angebotsstatus, die Sie im Reiter „Angebote“ der Bestellübersicht bearbeiten, siehe Bestellungen. Auch Gäste ohne Kundenkonto können anfragen.
- „Angebot-anfordern Button“: Position unter dem Warenkorb-Knopf, unter den Produktoptionen oder bei den übrigen Aktionen.
- „Angebotsstatus-IDs“: mindestens ein Bestellstatus. Ohne ihn erscheint der Knopf nicht.
- „Angebot-Formular: Aktive Felder“: welche Angaben das Formular abfragt. Die E-Mail-Adresse ist immer dabei.
- „Versende Angebots-Mails“ (Kunde, Shopbetreiber) und „Angebots-Mail mit PDF“.
Anfrage zum Warenkorb
Mit Einstellungen → Checkout → Warenkorb → Anfrage zum Warenkorb Button einblenden erscheint im Warenkorb unter der Artikelliste ein Knopf. Der Kunde stellt damit eine Frage zu seinem ganzen Warenkorb. Die Mail „Warenkorbanfrage“ enthält alle Artikel aus dem Warenkorb. Warenkorbanfragen kommen immer als E-Mail, nie als Ticket.
Die Einstellungen für „Angebot anfordern“ stehen alle unter Einstellungen → Design → Produktdetailansicht. Wohin die Anfragen gehen, zeigt Empfänger und Mails.
Rückrufservice
Über den Rückrufservice bittet ein Kunde um einen Anruf: mit Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Wunschtag, Zeitfenster und Anliegen.
- Unter CMS → Boxenmanager die Box „Kostenloser Rückruf“ aktivieren. Sie verlinkt die Rückrufseite.
- Unter Einstellungen → Design → CallBack → E-Mailabteilungen CALLBACK (Rückruf) die Abteilungen mit E-Mail-Adresse eintragen. Ohne Eintrag geht die Anfrage an die E-Mailadresse des Shopbetreibers.
- Unter „Geschäftszeiten für CALLBACK (Rückruf)“ einen Hinweis hinterlegen, etwa Ihre Telefonzeiten. Er erscheint auf der Rückrufseite.
- Wochentage und Zeitfenster festlegen: „Rückruf: auswählbare Wochentage“, „Rückruf: Zeitfenster“ mit eigenen Uhrzeiten und eigener Reihenfolge sowie „Rückruf: Auswahl „Uhrzeit egal“ anbieten“. Mindestens ein Wochentag muss auswählbar bleiben.ab 4.9.10
Rückrufanfragen kommen als Mail „Rückrufanfrage“, nicht als Ticket.
Wohin Anfragen gehen
Jedes Formular hat eigene Empfänger. Ist keine eigene Adresse eingetragen, geht die Anfrage an die „E-Mailadresse des Shopbetreibers“ unter Einstellungen → Schnittstellen → E-Mail-Marketing / CRM → E-Mailoptionen.
| Formular | Als E-Mail an | Als Ticket |
|---|---|---|
| Kontaktformular | gewählte Abteilung aus „Daten für Kontaktseite“ | Ticket, Benachrichtigung an die Adresse der Abteilung |
| Anfrage zum Artikel | „abweichende E-Mailadresse (Produktanfrage und Warenkorbanfrage)“ | Ticket, Benachrichtigung an dieselbe Adresse |
| Preisvorschlag | „abweichende E-Mailadresse (Preisvorschlag)“ | Ticket, Benachrichtigung an dieselbe Adresse |
| Anfrage zum Warenkorb | „abweichende E-Mailadresse (Produktanfrage und Warenkorbanfrage)“ | kein Ticket |
| Rückrufservice | gewählte Abteilung aus „E-Mailabteilungen CALLBACK (Rückruf)“ | kein Ticket |
| Angebot anfordern | Kopie an den Shopbetreiber, wenn „Versende Angebots-Mails“ ihn enthält | wird ein Angebot in den Bestellungen |
| Eigene Formulare | „Empfänger-E-Mail (bei Ziel E-Mail)“ im Formular | Ziel „Ticket erstellen“ oder „Ticket + E-Mail“ |
Die beiden „abweichenden“ Adressen stehen ebenfalls in den E-Mailoptionen. Fehlt bei einem Ticket die eigene Adresse, geht die Benachrichtigung an „Infomail Tickets“ unter Einstellungen → Allgemein → Tickets & Aufgaben.
Direkt antworten
Die Mail an Sie trägt Name und E-Mail-Adresse des Kunden als Antwortadresse. Mit „Antworten“ in Ihrem Mailprogramm schreiben Sie ihm direkt.
Bestätigung an den Kunden
Kommt eine Anfrage als E-Mail bei Ihnen an, erhält der Kunde die Mail „Anfragebestätigung“ mit Ihrer Datenschutzerklärung als PDF. Wird sie ein Ticket, sieht er im Shop die Ticketnummer und verfolgt das Ticket in seinem Kundenkonto.
Mailtexte
Die Vorlagen „Kontaktanfrage“, „Produktanfrage“, „Preisanfrage“, „Warenkorbanfrage“, „Rückrufanfrage“, „Anfragebestätigung“ und „Angebots-Mail“ ändern Sie unter CMS → Mails & Marketing / Automatisierungen, siehe CMS-Manager & E-Mails.
Ticket statt E-Mail
Kontakt-, Produkt- und Preisanfragen landen auf Wunsch im Ticketsystem. Dort bearbeitet Ihr Team sie mit Zuständigkeit, Status und Verlauf.
Ticket-Zustellung, Login-Pflicht und Tageslimit stehen in der Gruppe „Tickets & Aufgaben“, die gestrichelte Linie markiert ausgelassene Zeilen. Zum Vergrößern anklicken.
- Einstellungen → Allgemein → Tickets & Aufgaben → Ticketsystem an/aus auf true.
- In derselben Gruppe „Kontaktanfragen als Ticket“, „Produktanfragen als Ticket“ bzw. „Preisanfragen als Ticket“ auf true. In neuen Shops sind alle drei an.
- Ein Ticket entsteht nur für angemeldete Kunden. Anfragen von Gästen kommen weiter als E-Mail. Gäste sehen dazu im Formular den Hinweis, dass ihre Anfrage nach dem Login als Ticket erfasst wird.
Login erforderlich
Mit „Kontaktformular: Login erforderlich“, „Produktanfrage: Login erforderlich“ und „Preisanfrage: Login erforderlich“ lassen Sie nur angemeldete Kunden schreiben. Gäste sehen einen Hinweis mit Link zur Anmeldung, das Formular ist für sie gesperrt. In neuen Shops sind alle drei an.
Benachrichtigung an Ihr Team
Bei jedem neuen Ticket aus einem dieser Formulare schickt der Shop eine Mail mit Link ins Ticket, an die Adresse aus Empfänger und Mails. Die Vorlage heißt „Neue Supportticketanfrage“.
Tageslimit
„Maximale Ticketanzahl pro Tag“ begrenzt, wie viele Tickets eine E-Mail-Adresse in 24 Stunden anlegen darf. Neue Shops haben 10, ein leeres Feld hebt die Grenze auf. Wer die Grenze erreicht, bekommt einen Hinweis statt eines Tickets.
Wie Sie Tickets bearbeiten, Zuständige festlegen und antworten, beschreibt der Leitfaden Tickets & Aufgaben.
Eingegangene Anfragen finden
Wo eine Anfrage steht, hängt davon ab, ob sie als E-Mail, als Ticket oder über ein eigenes Formular ankam.
| Anfrage | Hier finden Sie sie |
|---|---|
| Als Ticket angelegt | Tools → Tickets & Aufgaben → Tickets & Aufgaben |
| Als E-Mail verschickt, auch alle Warenkorb- und Rückrufanfragen | im Postfach der Empfängeradresse. Eine eigene Liste dieser Mails führt der Shop nicht. |
| Eigene Formulare | CMS → Formulare, Reiter „Posteingang“, egal welches Ziel das Formular hat |
| Zusatzfelder der Shop-Formulare | ebenfalls im Posteingang, zusätzlich zu Ticket oder Mail |
| Angebotsanfragen | Bestellübersicht, Reiter „Angebote“ |
| Einwilligungen | Tools → Datenschutzmanagement, nur der Nachweis ohne Inhalt der Anfrage |
Der Posteingang der Formulare
Unter CMS → Formulare wechseln Sie oben zwischen „Verwaltung“ und „Posteingang“. Der Posteingang zählt ungelesene Einsendungen und filtert nach „Alle“ und „Ungelesen“. Eine Zeile klappt auf und zeigt unter „Übermittelte Daten“ alle Angaben. Dazu gibt es „In Ticket öffnen“, wenn aus der Einsendung ein Ticket wurde, sowie „Als gelesen markieren“ und „Löschen“.
Der Posteingang sammelt jede Einsendung eigener Formulare, aufgeklappt mit allen Angaben und dem Weg ins Ticket. Zum Vergrößern anklicken.
Wer den Posteingang sehen darf
- Formulare anlegen, ändern und löschen sowie Einsendungen löschen darf, wer die Einstellungen bearbeiten darf.
- Posteingang und hochgeladene Dateien lassen sich einer eigenen Benutzergruppe freigeben: Unter Einstellungen → Administratoren → Benutzergruppen genügt das Leserecht für „Formulare“. So bearbeitet etwa eine Urlaubsvertretung die Anfragen, ohne Zugriff auf die übrigen Einstellungen.ab 4.10
Eigene Formulare mit dem Formular-Builder
Unter CMS → Formulare bauen Sie Formulare ohne Programmierung, etwa für Musterbestellungen, Terminwünsche oder Rückfragen zu Sonderanfertigungen. Eine Live-Vorschau zeigt das Formular, während Sie es bauen.
- Unter CMS → Formulare im Reiter „Verwaltung“ auf „Neues Formular“ klicken.
- Im Reiter „Einstellungen“ den „Formular-Key“ vergeben, etwa
musteranfrage: nur Kleinbuchstaben, Ziffern und Unterstrich. Er lässt sich nach dem Anlegen nicht mehr ändern. Die Keyscontact,product_inquiry,price_inquiryundticketsind für die Erweiterung der Shop-Formulare reserviert. - Das „Ziel“ wählen (Tabelle unten) und bei E-Mail die „Empfänger-E-Mail (bei Ziel E-Mail)“ eintragen.
- Je Sprache „Titel“, „Einleitungstext“, „Erfolgsmeldung“ und „Betreff (E-Mail/Ticket)“ füllen. Die Sprache schalten Sie oben um.
- Im Reiter „Felder“ mit „Feld“ Felder hinzufügen. Für jedes Feld setzen Sie Feldtyp, „Beschriftung“, „Hinweistext“, „Platzhalter im Feld“ und „Pflichtfeld“. Die Reihenfolge ändern Sie per Ziehen.
- Oben „Aktiv“ einschalten und mit „Speichern und Schließen“ oder „Aktualisieren“ speichern. Ein inaktives Formular zeigt der Shop nicht an. Der Schalter „CSRF“ daneben (ab Werk an) prüft beim Absenden einen Sicherheitsschlüssel aus der Sitzung des Besuchers; lassen Sie ihn eingeschaltet.
Im Reiter „Felder“ wählen Sie links ein Feld, stellen es in der Mitte ein und sehen rechts sofort die Vorschau. Zum Vergrößern anklicken.
Feldtypen
| Feldtyp | Wofür |
|---|---|
| „Text“, „Textbereich“ | einzeilige bzw. mehrzeilige Eingabe, mit „Min. Zeichen“ und „Max. Zeichen“ |
| „E-Mail“, „Telefon“ | Kontaktdaten. Das Feld „E-Mail“ prüft die Schreibweise. |
| „Zahlen“ | Mengen und Maße, mit „Minimum“, „Maximum“ und „Schrittweite“ |
| „Dropdownauswahl“, „Mehrfachauswahl (Radio)“ | Auswahl aus Optionen. Jede Option hat einen Wert und je Sprache eine Beschriftung, eine lässt sich als „Standard“ vorwählen. Im „Textmodus“ tragen Sie viele Optionen zeilenweise ein. |
| „Schalter“ | Ja/Nein, als Pflichtfeld etwa für eine Bestätigung. Der „Hinweistext“ steht neben dem Schalter. |
| „Datum“ | Datum aus dem Kalender. Zuverlässig ab 4.10, in älteren Ständen nehmen Sie ein Textfeld. |
| „Farbe“ | Farbauswahl |
| „Datei-Upload“ | Dateien hochladen lassen, siehe Datei-Upload.ab 4.10 |
Bei Pflichtfeldern legen Sie unter „Eigene Fehlermeldung“ den Text fest, den der Kunde bei fehlender Eingabe sieht. Eigene Texte für jede Regel, etwa zu kurz oder zu groß, gibt es auch bei freiwilligen Feldern.ab 4.10
Das Ziel einer Einsendung
| Ziel | Was passiert |
|---|---|
| „Nur sammeln (Posteingang)“ | Die Einsendung steht nur im Posteingang, niemand bekommt eine Mail. |
| „E-Mail versenden“ | Mail an die „Empfänger-E-Mail“. Ist sie leer, an die E-Mailadresse des Shopbetreibers. |
| „Ticket erstellen“ | Ticket im Ticketsystem, ohne Mail an Ihr Team. Vorgabe für neue Formulare. |
| „Ticket + E-Mail“ | Ticket und zusätzlich eine Mail an die Empfänger-E-Mail. |
Jede Einsendung steht außerdem im Posteingang. Als Betreff dient „Betreff (E-Mail/Ticket)“, sonst der Titel des Formulars.
Im Reiter „Einstellungen“ legen Sie Key, Ziel, Empfänger und je Sprache die Texte des Formulars fest. Zum Vergrößern anklicken.
email. Ein Textfeld, dessen Feld-Key name enthält, liefert den Namen. Fehlt das E-Mail-Feld, steht Ihre eigene Adresse als Absender.Formulare einbinden
Ein eigenes Formular erscheint im Shop, sobald Sie es in eine Seite einbinden. Die Shop-Formulare ergänzen Sie dagegen direkt um eigene Felder.
In eine CMS-Seite oder Kategorie
Schalten Sie im Inhalt der Seite den xoContentEditor ein, fügen Sie den Baustein „Formular / eingebettetes Formular“ hinzu und wählen Sie unter „Formular auswählen“ Ihr Formular. Das geht in CMS-Seiten (CMS → CMS-Manager) und in der Kategoriebeschreibung (Produkte → Kategorien / Produkte), siehe xoContentEditor.XONIC Premium: Content Editor
- Binden Sie ein Formular nur einmal je Seite ein.
- Kopieren Sie den Baustein nicht als HTML in ein normales Textfeld. Beim Speichern entfernt der Shop das nötige Skript, und das Formular bleibt bei „Formular wird geladen …“ stehen.
- Die Auswahl zeigt nur aktive, eigenständige Formulare.
Shop-Formulare erweitern
In der Übersicht unter CMS → Formulare steht das Band „Integrationen“ mit „Kontaktformular“, „Produktanfrage“, „Preisanfrage“ und „Ticket-Formular“. Mit „Anlegen“ fügen Sie dem jeweiligen Shop-Formular eigene Felder hinzu, etwa eine Kundennummer oder eine Chargennummer.
Die Felder erscheinen im Shop-Formular. Versand, Ticket und Schutz gegen Spam übernimmt das Shop-Formular, deshalb ist das Ziel fest auf „Nur sammeln (Posteingang)“ gestellt. Die Angaben stehen im Ticket bzw. in der Mail und zusätzlich im Posteingang. Ausnahme: Beim Kontaktformular stehen die Zusatzfelder nur im Ticket und im Posteingang, nicht in der Mail.
Dateien hochladen lassen
Mit dem Feldtyp „Datei-Upload“ schicken Kunden Zeichnungen, Fotos oder Dokumente mit, etwa zu einer Sonderanfertigung.ab 4.10
Erlaubte Formate
Unter „Erlaubte Formate“ haken Sie Gruppen an. Mindestens eine Gruppe bleibt gewählt, neue Felder starten mit CAD-Zeichnungen und Dokumenten.
- „CAD-Zeichnungen“: dxf, dwg, step, stp, iges, igs, stl
- „Dokumente“: pdf, txt, csv, doc, docx, xls, xlsx
- „Bilder“: jpg, jpeg, png, gif, webp
- „Archive“: zip, 7z. Ab Werk aus, weil der Shop den Inhalt eines Archivs nicht prüfen kann.
Größe und Anzahl
Je Feld legen Sie „Max. Größe (MB)“ und „Max. Dateien“ fest, bis zu 10 Dateien. Für den ganzen Shop gilt Einstellungen → Datenschutz → Allgemein → Formular-Upload: maximale Dateigröße (MB), ab Werk 10.
Die Grenzen des Servers gelten zusätzlich. Sind sie kleiner, wirkt der kleinere Wert. Kann der Shop eine Datei nicht ablegen, bekommt der Kunde eine Fehlermeldung statt einer Bestätigung.
Zustellung als Link
Mail und Ticket enthalten einen Link auf jede Datei. Er öffnet die Datei im Backend, nur nach Anmeldung und mit Recht für die Formulare. Sind Sie nicht angemeldet, öffnet der Link nach der Anmeldung direkt die Datei. Im Ticket bleiben die Dateien Links, sie werden keine Ticket-Anhänge.
Zusätzlich als Anhang
„Dateien zusätzlich als Anhang senden“ steht unter „Empfänger-E-Mail“, wenn das Ziel „E-Mail versenden“ oder „Ticket + E-Mail“ ist und das Formular ein Datei-Feld hat. Ab Werk aus. Gedacht für Empfänger ohne Backend-Zugang. Die Mail geht nur an Sie, nie an den Kunden.
Alle Anhänge einer Einsendung zusammen dürfen Einstellungen → Datenschutz → Allgemein → Formular-Mail: maximale Größe der Anhänge (MB) nicht überschreiten, ab Werk 7. Größere Dateien bleiben Link. Lehnt Ihr Mailserver die Mail ab, schickt der Shop sie ohne Anhang mit einem Hinweis noch einmal. Erhöhen Sie den Wert erst, wenn Ihr Mailserver größere Mails annimmt.
Löschfrist
Nach Einstellungen → Datenschutz → Allgemein → Formular-Upload: Aufbewahrung (Tage), ab Werk 365, löscht der Shop hochgeladene Dateien bei einer Anmeldung im Backend. 0 schaltet das ab. Die Einsendung im Posteingang und der Einwilligungsnachweis bleiben. Löschen Sie eine Einsendung im Posteingang, löscht der Shop ihre Dateien mit.
Datenschutz-Haken und Einwilligungsnachweis
Ob Kunden einer Verarbeitung ihrer Angaben zustimmen müssen, legt Einstellungen → Datenschutz → Allgemein → Datenschutzeinwilligungen für allgemeine Formulare für alle Shop-Formulare gemeinsam fest.
| Wert | Im Formular | Nachweis |
|---|---|---|
opt-in (neue Shops) | Ein Haken, den der Kunde setzen muss. Bis dahin ist der Absende-Knopf gesperrt. | ja, Bestätigungs-Typ „Checkbox“ |
advise | Ein Hinweis, dass der Kunde mit dem Absenden zustimmt | ja, Bestätigungs-Typ „Hinweis“ |
false | kein Hinweis | nein |
Die Einstellung gilt für Kontaktformular, Anfrage zum Artikel, Preisvorschlag, Angebot anfordern, Anfrage zum Warenkorb, Rückrufservice, Ticketformular und die Newsletter-Seite. Der Hinweistext verlinkt Ihre Datenschutzerklärung.
Der Nachweis
Vor dem Versand schreibt der Shop einen Eintrag unter Tools → Datenschutzmanagement: Art der Anfrage, etwa „Kontaktanfrage (E-Mail)“, Bestätigungs-Typ, Datum, IP-Adresse und Löschdatum nach zehn Jahren. Die E-Mail-Adresse speichert er nicht im Klartext, sondern als Prüfwert. Suchen Sie deshalb nach der vollständigen Adresse. Der Inhalt der Anfrage steht dort nicht.
Eigene Formulare
Eigene Formulare setzen den Datenschutz-Haken nach derselben Einstellung selbst und schreiben einen Nachweis „Formular-Einsendung (Formular-Builder)“. Ein bisher selbst angelegter Schalter für die Einwilligung ist dann überflüssig.ab 4.10
In älteren Ständen legen Sie dafür ein Feld „Schalter“ als Pflichtfeld an und schreiben die Einwilligung in den „Hinweistext“. Einen Nachweis im Datenschutzmanagement erzeugt dieser Schalter nicht.
Für die Weitergabe der E-Mail-Adresse an Versanddienstleister im Checkout gibt es eine eigene Einstellung, „Datenschutzeinwilligung Versand: Modus“. Mit inherit folgt sie der allgemeinen Einstellung, mit mandatory muss der Kunde Ja oder Nein wählen. Sie wirkt nur für die Versanddienstleister aus „Datenschutzeinwilligungen für Versanddienstleister“.
Spam eindämmen
Formular-Spam kommt meist von Programmen, die Formulare massenhaft ausfüllen. Gehen Sie die Maßnahmen von oben nach unten durch: Die ersten wirken am stärksten.
Was ab Werk wirkt
Die Shop-Formulare prüfen bei jedem Absenden, ob die Anfrage aus einer gültigen Sitzung kommt, ob ein für Menschen unsichtbares Feld ausgefüllt wurde und ob das Formular zu schnell abgeschickt wurde oder zu lange offen war. Diese Prüfung ist immer an, eine Einstellung dafür gibt es nicht. Ein Bilderrätsel zum Abtippen nutzt der Shop nicht.
- reCAPTCHA v3 einrichten. Google bewertet unsichtbar, ob ein Mensch absendet. Es schützt Kontaktformular, Rückrufservice, Anfrage zum Artikel, Preisvorschlag, Angebot anfordern, Anfrage zum Warenkorb, Newsletter, Verfügbarkeitsalarm, „Passwort vergessen“ und das Widerrufsformular. Anleitung unter reCAPTCHA v3.
- Nur angemeldete Kunden zulassen. Mit „Kontaktformular: Login erforderlich“ und den Login-Schaltern für Produkt- und Preisanfragen schreiben nur Kunden mit Konto, siehe Login erforderlich. Das hält Spam am sichersten ab. Gäste erreichen Sie dann über die E-Mail-Adresse in Ihrem Impressum.
- Tageslimit setzen. „Maximale Ticketanzahl pro Tag“ begrenzt Anfragen, die als Ticket ankommen.
- Nicht genutzte Formulare abschalten. Jedes Formular, das Sie nicht brauchen, ist ein Einfallstor weniger. Die Schalter stehen unter Die Formulare im Überblick.
- Spam-Filter des Angebotsformulars anlassen. „Angebot-Formular: Spam-Inhaltsfilter“ unter Einstellungen → Design → Produktdetailansicht lehnt typische Werbetexte in Namens-, Firmen- und Ortsfeldern ab. Ab Werk an.
- Eigene Formulare schützen. Im Formular-Builder steht im Reiter „Einstellungen“ der Bereich „Missbrauchsschutz“ mit „Köderfeld“ (ab Werk an), „reCAPTCHA v3“ (aus), „Mindest-Ausfüllzeit (Sekunden)“ (3) und „Einsendungen je IP und Stunde“ (10). Bei Erweiterungen der Shop-Formulare fehlt der Bereich, dort schützt das Shop-Formular.ab 4.10
„Passwort vergessen“
Das Formular ist ab Werk gebremst: Wiederholte Anfragen in kurzer Zeit beantwortet der Shop nicht mit einer neuen Mail. Die Antwort im Shop ist immer gleich, ob die Adresse ein Konto hat oder nicht. Mit reCAPTCHA prüft der Shop zusätzlich.
Spam über ein eingebettetes Formular
Ab 4.10 schalten Sie dafür den Missbrauchsschutz des Formulars ein. In älteren Ständen stellen Sie das Formular vorübergehend auf inaktiv oder sprechen uns an.
reCAPTCHA v3 einrichten
reCAPTCHA v3 ist ein Dienst von Google. Es zeigt kein Häkchen und kein Rätsel, sondern bewertet jedes Absenden mit einem Wert zwischen 0.0 (wahrscheinlich ein Programm) und 1.0 (wahrscheinlich ein Mensch).
- Bei Google unter google.com/recaptcha einen Schlüssel für reCAPTCHA v3 anlegen. Tragen Sie alle Domains ein, unter denen Ihr Shop erreichbar ist.
- Unter Einstellungen → Schnittstellen → Spam-Schutz → Google Recaptcha den „Google Recaptcha V3 SiteKey (Website-Schlüssel)“ und den „Google Recaptcha V3 SecretKey (Geheimer Schlüssel)“ eintragen. Erst wenn beide Felder gefüllt sind, prüft der Shop mit reCAPTCHA.
- „Mindest-Score der reCAPTCHA-Prüfung (0.0 bis 1.0)“ auf 0.5 lassen. Liegt die Bewertung darunter, lehnt der Shop das Absenden ab.ab 4.9.47
- Testen: Schicken Sie das Kontaktformular ab. reCAPTCHA prüft Gäste und angemeldete Kunden gleich, Sie können also auch mit Ihrem Kundenkonto testen.
reCAPTCHA v3: Website-Schlüssel und geheimen Schlüssel eintragen, den Mindest-Score auf 0.5 lassen. Zum Vergrößern anklicken.
Wenn echte Kunden abgewiesen werden
Kunden sehen dann „Die reCAPTCHA-Überprüfung ist fehlgeschlagen. Bitte versuchen Sie es erneut.“ Prüfen Sie:
- Schlüsseltyp: Ein Schlüssel für reCAPTCHA v2 („Ich bin kein Roboter“) funktioniert nicht. Legen Sie einen neuen für v3 an.
- Neuer Schlüssel: Google lernt am Verkehr Ihres Shops. Ein frischer Schlüssel bewertet anfangs eher streng.
- Formulare aus Mails: Wer ein Formular direkt über einen Link öffnet, etwa das Widerrufsformular aus der Bestellmail, bekommt oft niedrige Werte. Eine hohe Schwelle weist gerade diese Kunden ab.
- Schwelle: Senken Sie den Mindest-Score schrittweise, etwa auf 0.4 oder 0.3.
- Protokoll: Der Shop protokolliert jede abgewiesene Prüfung mit Grund und Wert. Unser Support liest daraus ab, ob Schlüssel oder Schwelle die Ursache ist.ab 4.9.47
Datenschutz
Nennen Sie reCAPTCHA in Ihrer Datenschutzerklärung. Ob Sie dafür zusätzlich eine Einwilligung einholen, klären Sie mit Ihrer Datenschutzberatung.
Der Shop lädt reCAPTCHA erst, wenn ein Besucher ein geschütztes Formular benutzt, also hineinklickt, darin tippt oder es absendet. Beim bloßen Aufruf der Seite lädt er es nicht.ab 4.9.144
Häufige Fragen
Wie schütze ich das Kontaktformular vor Spam?
Wie schütze ich Produktanfragen vor Spam?
Gibt es ein Captcha, das Kunden abtippen müssen?
Wie richte ich reCAPTCHA v3 richtig ein?
Wie deaktiviere ich das Kontaktformular?
Wo stelle ich ein, an wen das Kontaktformular schickt?
Wie hinterlege ich einen Hinweistext im Kontaktformular?
store-contact) als „eigener Wert“, oder ergänzen Sie das Kontaktformular unter CMS → Formulare um ein Feld mit „Hinweistext“. Der Kasten „Kontaktinformationen“ zeigt Ihre Shopadresse und Kontaktdaten aus den Grundeinstellungen. Details unter Kontaktformular.Wohin wird die Produktanfrage gesendet?
Wie stelle ich ein, ob Produktanfragen als Mail oder als Ticket ankommen?
Warum kommt eine Anfrage als Mail, obwohl „als Ticket“ eingestellt ist?
Wo sehe ich Kontakt- und Warenkorbanfragen im Shop?
Ein Kunde meldet, dass das Formular nicht abgeht. Was prüfe ich?
Erscheint ein Hinweis zur Anmeldung, ist die Login-Pflicht an. Bei der Meldung zur reCAPTCHA-Überprüfung lesen Sie reCAPTCHA v3. Bleibt das Formular ohne Meldung stehen, lassen Sie den Kunden die Seite neu laden und erneut absenden. Hilft nichts davon, sprechen Sie uns an: Wir sehen in den Protokollen, warum das Absenden abgelehnt wurde.
Das automatische Ausfüllen des Browsers löst den Spam-Schutz nicht mehr aus. In älteren Ständen konnte es echte Kunden ohne Meldung abweisen.ab 4.9.144
Warum fehlen die Zusatzfelder des Kontaktformulars in der Mail?
Kann ich ein Formular bauen, in dem Kunden Dateien hochladen?
Bekommt der Kunde eine Bestätigung seiner Anfrage?
Wie lange bleiben hochgeladene Dateien gespeichert?
Weiterführende Leitfäden
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Wir richten reCAPTCHA mit Ihnen ein, werten die Protokolle aus, wenn Kunden abgewiesen werden, und bauen mit Ihnen Formulare für Ihre Anfragen.
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