Bestellungen bearbeiten
Vom Eingang bis zum Beleg: wie Sie Bestellungen finden, im Backend anlegen und ändern, den Status setzen, die Rechnung erstellen, Belege anpassen und Rücksendungen als Rechnungskorrektur abwickeln. Mit der wichtigsten Regel des Bestellprozesses: was Sie vor der Rechnung erledigen und was danach nur noch über eine Korrektur läuft.
Auf einen Blick
- Bestellungen: unter Bestellungen → Bestellungen. Der Reiter „Bearbeiten“ zeigt die Bestellung, setzt den Status und erzeugt Belege. Der Reiter „Bestellung ändern“ ändert Positionen, Adressen und Summen.
- Status: mit „Kunde benachrichtigen“ geht eine Mail an den Kunden, Belege hängen Sie mit den Schaltern darunter an. Interne Notizen legen Sie mit „internen Kommentar hinzufügen“ an.
- Rechnung: ohne eigenen Nummernkreis ist die Belegnummer die Bestellnummer. Mit eigenem Nummernkreis vergibt der Shop die Rechnungsnummer per Knopf oder beim Erreichen eines Status, und zwar genau einmal.
- Nach der Rechnung: keine Änderung an Positionen, Preisen oder Adressen mehr, sondern eine Retoure mit Rechnungskorrektur. Der Shop erzeugt das PDF bei jedem Aufruf neu aus den aktuellen Daten.
- Belege anpassen: Logo, Präfixe, Fußzeile, Dateinamen und QR-Code unter Einstellungen → Design → Belege, die Texte je Zahl- und Versandart im Reiter „Belege“ einer Bestellung.
In diesem Leitfaden
Bestellübersicht verstehen
Alle Bestellungen finden Sie unter Bestellungen → Bestellungen. Ein Klick auf die Bestellnummer öffnet die Bestellung.
Suchen
Das Suchfeld findet Bestellungen über Name, Vorname, Firma, E-Mail, PLZ, Ort, Kundennummer und Bestellnummer, dazu über die Rechnungsnummer (nur die Zahl ohne „RG“), „PO Nr.“, die externe ID und die Transaktionsnummer des Zahlungsanbieters. „Nachname, Vorname“ mit Komma sucht gezielt nach Namen, eine Eingabe mit „@“ nur in der E-Mail. Artikel suchen Sie im eigenen Feld „Artikel-Nr./GTIN“, eine Bestellnummer direkt im Feld „Bestell-Nr.“.
Filtern
Über der Liste grenzen Sie nach Zeitraum („Bestellungen ab/bis“), Bestellstatus, Zahlungsweise, Versandart, Versandland, Kundengruppe, Kundensprache und Marktplatz ein, bei Bedarf auch nach Versandlabel und Abholort. Unter „weitere Filter“ → „Bestellhistorien-Filter“ finden Sie Bestellungen, die einen Status irgendwann hatten oder nie hatten.
Mehrere Bestellungen auf einmal
Markieren Sie die Zeilen und öffnen Sie Aktion für markierte Bestellungen. Statt zu markieren, können Sie dort auch einen Bereich von Bestellnummern eingeben („oder benutze die Bestellnummern“).
| Aktion | Wirkung |
|---|---|
| Status ändern | Ein Statuswechsel für alle markierten Bestellungen. Er wirkt wie der Wechsel in der einzelnen Bestellung, mit Mail, Rechnungsnummer im Modus „Über den Status“, Zahlungsaktion und Storno-Buchung. |
| Belege | Auftragsbestätigungen, Rechnungen, QR-Rechnungen, Angebote, Lieferscheine oder Packlisten als ein gemeinsames PDF, sortiert nach „Sortierung der Belege“. Läuft ein eigener Rechnungsnummernkreis, überspringt der Shop Bestellungen ohne Rechnungsnummer. Dazu der Labeldruck der angebundenen Versanddienstleister. |
| Löschen | Mit Rückfrage zur Lagerrückbuchung und zu Bonuspunkten. |
Markierte Bestellungen bearbeiten Sie gemeinsam über „Aktion für markierte Bestellungen“: Status ändern, Belege als ein PDF oder löschen. Zum Vergrößern anklicken.
Die Reiter einer Bestellung
| Reiter | Wofür |
|---|---|
| Bearbeiten | Bestellung ansehen, Status setzen, Kommentare erfassen, Belege erzeugen und versenden. Darunter liegen die Unterreiter „Bestelldetails“ (Start), „Artikeldetails“, „Bestellstatus“, „Belege“, „Versand“, „Termine“, „Tickets“ und „Sonstiges“. |
| Bestellung ändern | Positionen, Adressen und Summen tatsächlich verändern. Alles, was auf dem Beleg steht, ändern Sie hier. |
| Log (Verlauf) | Protokoll der Änderungen an Bestellung, Positionen und Summen mit altem und neuem Wert. Sichtbar nur für das Hauptadministrator-Konto. Einträge älter als ein Jahr löscht der Shop. |
Die Reiterleiste einer geöffneten Bestellung, angemeldet als Hauptadministrator
Dateien zur Bestellung
In der geöffneten Bestellung lädt die Schaltfläche Dateien interne Dokumente hoch, etwa einen Lieferantenbeleg oder ein Foto. Vorhandene Dateien öffnen Sie über Dateien anzeigen. Der Kunde sieht diese Dateien nicht. Eine Datei an den Kunden senden Sie mit dem Status über „individuelle Datei“.
Bestellungen auswerten
Artikel, Mengen und Umsatz exportieren Sie unter Berichte → Gekaufte Produkte mit „Export“ als CSV-Datei, die Excel öffnet, mit und ohne Retouren. Berichte → CSV Umsatzexport liefert eine Zeile je Bestellung mit Netto, Brutto und Steuer. Bestellungen → Bestellliste generieren ist eine Druckliste mit Positionen und Adressen.
Bestellung anlegen, kopieren und Kunden zuordnen
Telefon- und Mailbestellungen, Aufträge für Geschäftskunden oder eine Nachbestellung: Bestellungen legen Sie auch im Backend an.
Kunden wählen
Unter Bestellungen → Bestellung erstellen oder im Reiter „Neue Bestellung“ der Bestellübersicht den Kunden suchen und „Diesen Kunden auswählen“ klicken.
Bestellung entsteht
„Neue Bestellung“ legt die Bestellung sofort an: mit den Adressen des Kontos, dem Standardstatus, der Standardwährung, der Sprache des Kontos und der Zahlart „Rechnung“, sofern sie aktiv ist.
Im Editor füllen
Der Shop öffnet den Bestelleditor. Dort fügen Sie Produkte hinzu, wählen Versand- und Zahlart, berechnen neu und speichern mit „Aktualisieren“.
Andere Sprache
Die Sprache der Bestellung steht im Bestelleditor unter „3. Lieferung, Zahlung, Rabatte und Summen“ im Feld Kundensprache. Danach richten sich Mails, Belegtexte und die Bezeichnungen der Summenzeilen. Positionen, die Sie im Backend hinzufügen, erhalten den Artikelnamen in Ihrer Backend-Sprache. Prüfen Sie die Namen bei einer fremdsprachigen Bestellung.
Bestellung duplizieren
Im Aktionsmenü einer Zeile der Bestellübersicht legt Bestellung duplizieren eine Kopie mit neuer Nummer und heutigem Datum an: gleiche Positionen, Summen und Adressen, ohne Rechnungsnummer. Der Lagerbestand wird für die Kopie abgebucht. Eine Mail geht nicht hinaus.
Kundenkonto zuordnen
Im Aktionsmenü einer Zeile heißt der Eintrag bei Gastbestellungen mit Kundenkonto verknüpfen, sonst zugeordneten Kunden ändern. Nach „Kunden auswählen“ bestätigen Sie unter „Kundenkontoverknüpfung bestätigen“.
Das Pfeilmenü einer Zeile führt zu „mit Kundenkonto verknüpfen“ (bei Gastbestellungen) und „Bestellung duplizieren“. Zum Vergrößern anklicken.
Bestellung ändern: der Bestelleditor
Sie öffnen den Editor über den Reiter Bestellung ändern. Er gliedert sich in aufklappbare Bereiche. Gespeichert wird alles gemeinsam über die Schaltfläche Aktualisieren ganz unten.
Die Bereiche des Bestelleditors, darüber die Bestell- und Rechnungsdaten
Der Kopf: Daten und Termine
Über den Bereichen stehen Bestelldatum und -uhrzeit. Läuft ein eigener Rechnungsnummernkreis, folgen „Rechnungsnummer“, „Rechnungsdatum“ und „Zahlungsziel“. Die Rechnungsnummer ist gesperrt, sobald sie vergeben ist. Unter „Terminplanung“ pflegen Sie „Lieferoption“, „Liefertermin“, „Leistungsdatum“, „Lieferdatum“ und die geplanten Daten. Was davon auf den Belegen erscheint, legen Sie unter Einstellungen → Design → Belege fest (siehe Belege anpassen).
Ohne eigenen Nummernkreis zeigt der Kopf nur das Feld „Zahlungsziel“, und auch nur, wenn unter „Zahlungsziel auf der Rechnung: Zahlarten“ Zahlarten gewählt sind. ab 4.9.34
| Bereich | Was Sie hier ändern | Typischer Anlass |
|---|---|---|
| 1. Adressdaten | Kunden-, Liefer- und Rechnungsanschrift, auch aus dem Adressbuch des Kunden | Tippfehler, abweichende Lieferadresse |
| 2. Produkte | Positionen ergänzen, Menge, Preis und Steuersatz korrigieren, Position entfernen, Retoure anstoßen | Nachbestellung, falsche Menge erfasst |
| 3. Lieferung, Zahlung, Rabatte und Summen | Versand- und Zahlart, Kupon, Guthaben, Währung, Kundensprache, Kundengruppe, freie Summenzeilen | Versandart wechseln, Nachlass gewähren |
| 4. Downloads | Downloaddateien, „Download möglich bis“, „verbleibende Downloads“, Seriennummern. Nur sichtbar mit „Download von Produkten aktivieren“ unter Einstellungen → Checkout → Download. | Kunde braucht einen weiteren Download-Versuch |
| 5. Partner | Zuordnung zum Partner des Partnerprogramms. Nur sichtbar, wenn es Partner gibt (ohne Downloads als „4. Partner“). | Provision einem Partner zuordnen |
Speichern
Die Schaltfläche Aktualisieren am Seitenende schreibt alle Bereiche gemeinsam. Die Schaltflächen im Summenbereich sind Zwischenschritte, kein Ersatz für das Speichern.
Neue Bestellbestätigung
Mit dem Schalter Bestellbestätigung versenden über „Aktualisieren“ erhält der Kunde die geänderte Bestellung erneut, auf Wunsch mit „Rechnung anhängen“. Steht noch eine Neuberechnung aus, verschickt der Shop keine Mail und fragt zuerst nach.
Produkte hinzufügen, ändern und löschen
Im Bereich 2. Produkte bearbeiten Sie die Positionen der Bestellung.
Artikel zu Bestellung hinzufügen
Öffnet die Produktauswahl. Gesucht wird nach Name, Artikelnummer oder EAN, Merkmale wählen Sie direkt mit. Die Auswahl zeigt auch deaktivierte Artikel und Varianten, damit Sie Bestellungen nachbilden können. Fügen Sie einen deaktivierten Artikel hinzu, warnt der Shop mit „Achtung! Ein inaktives Produkt wurde hinzugefügt“.
Artikelliste hochladen
Für größere Nachbestellungen: eine Datei im Format CSV, XLS, XLSX oder ODS mit einer Kennung (EAN oder Artikelnummer) und optional der Menge je Zeile, ohne Menge gilt 1. Unbekannte oder leere Kennungen nennt der Shop nach dem Import mit Zeilennummer. Negative Mengen und Mengen über eine Million weist er ab. ab 4.9.85
Der Bereich „Produkte“ mit den Positionen der Bestellung
Die Felder einer Position
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Menge | Bestellte Stückzahl. Mit „Erweiterte Lagerhaltung“ steuern Sie die Menge über die Lagerzeilen darunter. Die Menge darf 0 und negativ sein, siehe unten. |
| Produkt | Der Name, wie er auf dem Beleg erscheint. Eine Änderung gilt nur für diese Bestellung, nicht für den Katalog. |
| Artikelnummer / GTIN | Erscheinen auf Lieferschein und Packliste, die Artikelnummer auch auf der Rechnung. |
| Steuer (%) | Steuersatz dieser Position. Muss zum Lieferland passen. |
| Einheit | Verkaufseinheit, etwa „Stück“ oder „m“. |
| Basispreis | Der Nettopreis je Einheit ohne Aufpreise der Merkmale. Wird mit hoher Genauigkeit gespeichert, nicht auf zwei Stellen kürzen. |
| Aktion | Zwei Schaltflächen: Retoure anlegen und Position löschen. Zwei verschiedene Vorgänge, siehe unten. Die Retoure-Schaltfläche verschwindet, sobald die ganze Menge retourniert ist. |
Rechts oben die Aktionsspalte: Retoure anlegen und Position löschen
Negative Menge als Gutschriftzeile
Vor der Rechnung können Sie eine Rückgabe auch direkt in der Bestellung erfassen: Die Menge der Position verringern, für eine Gutschriftzeile auch auf -1, mit „Aktualisieren“ speichern und die Rückfrage zur Neuberechnung mit „Ja“ beantworten. Der Shop bucht den Bestand um die Differenz zurück. Eine Rechnungskorrektur entsteht dabei nicht. Ist die Rechnung schon beim Kunden, nehmen Sie die Retoure. Zwischen 4.7.11 und 4.9.117 lehnte der Browser eine negative Menge bei „Aktualisieren“ ab, dort speichern Sie mit „Bestellung neu berechnen“.
Varianten und Zusatzoptionen einer Position richten Sie im Katalog ein, siehe Leitfaden Produktattribute.
Lieferung, Zahlung, Rabatte und Summen
Im Bereich 3. Lieferung, Zahlung, Rabatte und Summen stehen Versand- und Zahlart, Kupon und Guthaben, Währung, Kundensprache, Kundengruppe und alle Summenzeilen der Bestellung.
Summenzeilen und die drei Schaltflächen am Ende des Bereichs
Versandkosten
Unter „Versandmethode“ wählen Sie eine eingerichtete Versandart, „Bestellung neu berechnen“ setzt deren Preis ein. Mit „individuell“ tragen Sie „Versandname“, „Versandpreis (netto)“ und „Versandsteuersatz“ selbst ein.
Abholfiliale
Gibt es Filialen, wechseln Sie die Abholfiliale im Feld „Abholfiliale“. Die Rückfrage „Abholadresse ebenfalls ändern?“ mit OK bestätigen, dann trägt der Shop die Anschrift der neuen Filiale als Lieferadresse ein.
Kundengruppe
Die „Kundengruppe“ hier gilt nur für die Berechnung dieser Bestellung, etwa für Steuer, Netto- oder Bruttoanzeige und Rabatte. Die Gruppe im Kundenkonto bleibt unverändert.
Die Summenzeilen
Jede Zeile hat „Bezeichnung“, „Steuersatz“, „Wert“ und „Sortierung“. Den Steuersatz ändern Sie nur bei freien Zeilen.
| Was | So geht es |
|---|---|
| Nachlass oder Zuschlag | „Zeile hinzufügen“, Bezeichnung, Steuersatz und Wert eintragen, negativ für einen Nachlass. Ohne Bezeichnung heißt die Zeile „Gutschrift“ (negativ) oder „Gebühr“ (positiv). Der Wert ist brutto, wenn die Kundengruppe Bruttopreise sieht, sonst netto. Die freie Zeile bleibt bei jeder Neuberechnung erhalten und erscheint auf den Belegen. |
| Wert festhalten | Bei Mindermengenzuschlag, Rabatt, Kupon, Zahlartgebühr und freiwilligem Beitrag fixiert das Schloss-Symbol „Wert beibehalten (Neuberechnung führt immer zu diesem Ergebnis)“ den eingetragenen Betrag. |
| Zeile entfernen | Häkchen links in der Zeile setzen und neu berechnen. Das Modul bleibt für diese Bestellung abgeschaltet und erscheint unter „manuell blockierte Module“. Ein Klick auf dessen Schaltfläche schaltet es wieder ein. |
Die drei Schaltflächen
| Schaltfläche | Wirkung | Wann verwenden |
|---|---|---|
| Zeile hinzufügen | Blendet eine freie Summenzeile ein. | Zuschlag oder Nachlass, den kein Modul abbildet |
| Bestellung neu berechnen | Lässt Versand-, Steuer- und Summenmodule vollständig neu rechnen. | Der Normalfall nach jeder Änderung |
| Bestellung so übernehmen | Speichert die eingetragenen Beträge unverändert. | Nur wenn Sie Summen bewusst von Hand gesetzt haben, dann aber auch Zwischensumme, Steuer und Summe selbst nachrechnen |
Die Rückfrage „Neuberechnung durchführen“
Ändern Sie etwas, das die Berechnung beeinflusst, fragt der Shop nach dem Speichern nach. Das betrifft: Lieferland, Zone oder Bundesland, Währung, Kundensprache, Zahlungsart, Versandart, Gesamtgewicht, Kupon, Guthaben und Kundengruppe sowie jede Änderung an einer Position.
Ja rechnet Versand, Steuern und Summen neu. Nein lässt die eingetragenen Beträge stehen. Wählen Sie Nein nur, wenn Sie die Summen bewusst selbst gesetzt haben.
Die Rückfrage erscheint automatisch, sobald eine berechnungsrelevante Änderung vorliegt
Versandarten und Preismodelle richten Sie im Leitfaden Versand & Lieferung ein, Kupons und Gutscheine im Leitfaden Gutscheine & Kupons, Skonto und Zahlartgebühren im Leitfaden Zahlungsarten.
Status ändern und Kunde benachrichtigen
Der Status bildet den Bearbeitungsstand ab. Im Reiter Bearbeiten, Unterreiter Bestellstatus, wählen Sie den neuen Status und entscheiden, was dabei an den Kunden geht. Abgeschickt wird mit „Aktualisieren“.
Im Unterreiter „Bestellstatus“ steht der Verlauf über dem Formular; interne Einträge erscheinen grau mit durchgestrichenem Auge und bleiben für den Kunden unsichtbar. Zum Vergrößern anklicken.
| Schalter | Wirkung |
|---|---|
| Kunde benachrichtigen | Verschickt die Statusmail zum neuen Status. |
| Kommentare anhängen | Nimmt Ihren Kommentartext in die Mail auf. |
| Auftragsbestätigung anhängen | Hängt die Auftragsbestätigung als PDF an. |
| Rechnung anhängen | Hängt die Rechnung an. Mit eigenem Nummernkreis erst, wenn eine Rechnungsnummer existiert. |
| elektronische Rechnung (XRechnung) / (ZUGFeRD) anhängen | Hängt die E-Rechnung an. Gibt es eine Retoure, kommen die Schalter für die elektronische Rechnungskorrektur hinzu. |
| Rechnungskorrektur anhängen | Hängt die Rechnungskorrektur an, siehe Retoure. |
| Angebot anhängen | Hängt das Angebot als PDF an. |
| AGB / Widerrufsrecht / Datenschutzerklärung anhängen | Hängt die Rechtstexte als PDF an. |
| individuelle Datei | Hängt eine eigene Datei an, etwa ein Datenblatt. |
| Zahlungsaktion ausführen | Nur sichtbar, wenn unter Einstellungen → Allgemein → Module Optionen → Zahlungsaktion überspringbar aktiv ist, die Zahlart Aktionen beim Anbieter kennt und der neue Status ein Storno- oder Versandstatus ist. Ausgeschaltet bleibt die Erstattung oder der Einzug beim Anbieter aus. Ist „Zahlungsaktion überspringbar“ aus, führt der Shop die Aktion immer aus. |
Weitere Schalter erscheinen nur bei Bedarf, etwa „QR-Rechnung“ und „Spendenbescheinigung anhängen“. Ändern Sie die Schalter, erscheint „Speichern“: Damit merkt sich der Shop diese Kombination als Vorgabe.
Was der Kunde sieht
Jeder Statuswechsel erscheint im Kundenkonto unter der Bestellung. Den Kommentartext sieht der Kunde dort nur, wenn „Kunde benachrichtigen“ an war. Ohne Häkchen geht keine Mail hinaus, der neue Status ist im Konto aber sichtbar.
Rein interne Notiz
„internen Kommentar hinzufügen“ über dem Kommentarfeld legt einen Eintrag an, den der Kunde nie sieht, ohne Mail und ohne Belege. Das Augen-Symbol an einem Verlaufseintrag blendet ihn für den Kunden aus oder wieder ein. Die Bestellung zeigt dem Kunden immer den letzten für ihn sichtbaren Status.
Status und Rechnung
Im Modus „Über den Status“ vergibt der Shop die Rechnungsnummer automatisch, sobald die Bestellung einen dafür festgelegten Status erreicht, siehe Rechnung erstellen.
Storno über den Status
Ein Wechsel auf einen Storno-Status bucht den Lagerbestand zurück, legt bei fakturierten Bestellungen die Rechnungskorrektur an und löst bei vielen Zahlarten die Erstattung aus, siehe Komplettstorno.
Welche Status was bedeuten
Unter Bestellungen → Bestellstatus legen Sie Status an und kennzeichnen sie beim Bearbeiten: „Als Standard definieren“ (Status neuer Bestellungen), „Storno“ (Rückbuchung und Rechnungskorrektur, ausgeschlossen aus Berichten), „Versand“ (Meldung an Zahlungsanbieter und Marktplätze), „Zahlungseingang“ und „Teilzahlung“. Die Texte der Statusmails passen Sie im Leitfaden CMS-Manager & E-Mails an, Erstattungen je Zahlart beschreibt der Leitfaden Zahlungsarten.
Angebote
Ein Angebot ist in XONIC eine Bestellung mit einem Angebotsstatus. Es erscheint im Reiter Angebote der Bestellübersicht, die reguläre Bestellliste blendet es aus.
Angebot als Beleg
Jede Bestellung lässt sich über das Menü „Belege“ als „Angebot“ ausdrucken (Präfix „OF“). Mit dem Status verschicken Sie es über „Angebot anhängen“.
Angebot im Backend anlegen
Bis XONIC 4.9 legen Sie eine Bestellung an und setzen sie auf einen Angebotsstatus. Ab 4.10 gibt es dafür den Reiter „Angebot erstellen“. Der Bestelleditor zeigt dann „Dies ist ein Angebot.“ und bucht beim Bearbeiten keinen Lagerbestand. ab 4.10
In eine Bestellung umwandeln
Nimmt der Kunde an, wechseln Sie auf einen normalen Bestellstatus. Ab 4.10 fragt der Statusdialog „Lagerbestände jetzt buchen“, die Vorgabe steht unter „Angebot: Lagerbestände bei Umwandlung buchen“ in der Produktdetailansicht. ab 4.10
Rechnung erstellen
Wann eine Bestellung eine Rechnungsnummer bekommt, entscheidet „Individueller Rechnungsnummernkreis: Modus“ unter Einstellungen → Checkout → Nummernkreise.
| Modus | Belegnummer | Wer löst aus |
|---|---|---|
| false (ohne eigenen Nummernkreis) Voreinstellung | Die Belegnummer ist die Bestellnummer mit Präfix, zum Beispiel RG10024. | Entsteht mit der Bestellung. |
| manuell | Eigener Zähler mit Präfix. | Sie, über die Schaltfläche Rechnung erstellen. |
| status (über den Status) | Eigener Zähler mit Präfix. | Der Shop, sobald die Bestellung einen Status aus „Individueller Rechnungsnummernkreis: Aktivierungsstatus für Rechnungserstellung“ erreicht, auch schon im Checkout. Die Schaltfläche steht zusätzlich bereit. |
Mit eigenem Nummernkreis erzeugen Sie die Rechnung per Klick
Die Einstellungen der Nummernkreise
Alle Felder unter Einstellungen → Checkout → Nummernkreise:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bestellnummer ändern | Die Nummer der nächsten Bestellung. Lässt sich nur erhöhen. |
| Individueller Rechnungsnummernkreis: Modus | false, manuell oder status, siehe oben. |
| Fakturierte Bestellungen schützen | Wie streng der Editor fakturierte Bestellungen schützt, siehe Nach der Rechnung. |
| Individueller Rechnungsnummernkreis: aktuelle Rechnungsnummer | Stand des Rechnungszählers. |
| Individueller Rechnungsnummernkreis: Aktivierungsstatus für Rechnungserstellung | Die Status, bei denen der Modus „status“ die Rechnung erzeugt. |
| aktuelle Rechnungskorrekturnummer | Startwert für die Nummern der Rechnungskorrekturen. |
| Individueller Rechnungsnummernkreis: Statistik | An: Berichte zählen nur Bestellungen mit Rechnung. |
| Individueller Rechnungsnummernkreis: Bestellstati für Kundenbestellübersicht | Das Kundenkonto zeigt Bestellungen mit Rechnung und zusätzlich Bestellungen in diesen Status. |
Präfix und Suffix der Belegnummern („Rechnungsnummer Prefix“, Voreinstellung RG, „Rechnungskorrektur Prefix“, Voreinstellung ST, und die übrigen Belegtypen) stehen unter Einstellungen → Design → Belege.
Unter Einstellungen → Checkout → Nummernkreise legen Sie den Rechnungsmodus, den Schutz fakturierter Bestellungen und die Zählerstände fest. Zum Vergrößern anklicken.
Nach der Vergabe ist die Rechnungsnummer nicht mehr änderbar, das Feld ist gesperrt
Woher die Bestellnummer kommt
Die Bestellnummer zählt die Datenbank fortlaufend hoch. Eine Stelle mehr bekommt sie nur, wenn der Zähler über eine Zehnerpotenz läuft oder jemand ihn mit „Bestellnummer ändern“ höher gesetzt hat.
Warum Bestellnummern Lücken haben
Eine gelöschte Bestellung gibt ihre Nummer nicht frei, das gilt auch für versehentlich im Backend angelegte Bestellungen und für Bestellungen, die eine Marktplatz-Anbindung wieder entfernt. Lücken in der Bestellnummer sind unkritisch, solange die Rechnungsnummern lückenlos sind. Löschen Sie die höchste Bestellung, bietet der Löschdialog „Bestellnummer-Zähler anpassen“ an.
Belege und Lieferscheine
Alle Dokumente zu einer Bestellung erzeugen Sie über die Schaltfläche Belege in der Kopfleiste der geöffneten Bestellung. Das PDF öffnet sich in einem neuen Fenster.
Welche Einträge erscheinen, hängt von Ihren Einstellungen und vom Zustand der Bestellung ab
| Beleg | Wofür | Voraussetzung |
|---|---|---|
| Auftragsbestätigung | Bestätigung nach Bestelleingang | – |
| Rechnung | Der Zahlungsbeleg | Rechnungsnummer vorhanden* |
| E-Rechnung (XRechnung / ZUGFeRD) | Strukturierte Rechnung für Behörden und Geschäftskunden | Rechnungsnummer vorhanden*, Steuernummer und Bankverbindung des Shops gepflegt, Firma und USt-IdNr. in der Rechnungsadresse |
| QR-Rechnung | Schweizer Rechnung mit Zahlteil | Rechnungsnummer vorhanden*, „QR-Rechnung IBAN“ gepflegt |
| Angebot | Vor der Bestellung | – |
| Lieferschein | Liegt der Sendung bei, ohne Preise (Voreinstellung) | – |
| Packliste | Kommissionierung im Lager | – |
| Rechnungskorrektur | Korrektur zu einer Rechnung | Retoure vorhanden |
| Spendenbescheinigung | Zuwendungsbestätigung | Freiwilliger Beitrag enthalten |
| Bestellschein Lieferant | Bestellung beim Lieferanten, mit Lieferadresse des Kunden, ohne Preise | Artikel mit Lieferant; eigene Schaltfläche „Lieferantenaktionen“ |
* Läuft Ihr Shop ohne eigenen Nummernkreis, sind diese Belege sofort verfügbar, die Bestellnummer ist dort zugleich die Belegnummer.
Lieferantenbestellung
Haben Artikel der Bestellung einen Lieferanten, erscheint die Schaltfläche Lieferantenaktionen. „Bestellschein für … anzeigen“ öffnet das PDF, „Bestellschein & Lieferschein per E-Mail an … versenden“ schickt beides an die E-Mail-Adresse des Lieferanten, eine Kopie geht an den Shop. Beides steht auch im Aktionsmenü der Bestellübersicht.
Viele Belege auf einmal
Lieferscheine eines Versandtages oder alle Rechnungen eines Zeitraums drucken Sie in der Bestellübersicht: Bestellungen markieren, „Aktion für markierte Bestellungen“ → Belege. Eine Auswahl nach Rechnungsnummern von–bis gibt es nicht, wohl aber nach Bestellnummern.
Belege anpassen
Aussehen und Inhalt der Belege steuern Sie an drei Stellen: unter Einstellungen → Design → Belege, im Reiter „Belege“ einer Bestellung und in den Mail-Einstellungen.
| Ziel | Wo und wie |
|---|---|
| Logo | „Logo“ unter Einstellungen → Design → Belege, dazu „Logoausrichtung“, „Breite vom Logo“ und „Logo anzeigen“. |
| Fußzeile, Firmenname, Bankverbindung | In Einstellungen → Design → Belege den Reiter Rechnungsfooter bearbeiten öffnen. Jede Spalte hat eine Überschrift und einen Text, je Sprache. Der Beleg nutzt die Sprache der Bestellung. Spalten mit „Bank“ oder „IBAN“ in Überschrift oder Text lässt der Shop weg, wenn die Bestellung eigene Zahlungsanweisungen hat, etwa beim Rechnungskauf über einen Zahlungsdienstleister. Die Absenderzeile über der Anschrift steht im Feld „Belegadresse (Horizontal)“. |
| Texte je Zahl- und Versandart | In einer Bestellung im Unterreiter Belege: für Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferschein je ein „Kommentar Zahlungsart“, „Kommentar Versandart“ und „Kommentar Allgemein“. Der Stift öffnet die Textbausteine. Ein Baustein mit „Standard“ gilt für alle Bestellungen dieser Zahl- bzw. Versandart, in denen Sie keinen anderen gewählt haben. Jeder Baustein hat einen Text je Sprache. Unter jeder Auswahl steht der Text als bearbeitbares Feld: „Speichern“ übernimmt die Auswahl und einen hier geänderten Text als eigenen Text nur für diese Bestellung. Für die Packliste gibt es nur ein freies Textfeld. |
| Präfixe der Nummern | „Rechnungsnummer Prefix“ und „… Suffix“, ebenso für Auftragsbestätigung, Lieferschein, Packliste, Rechnungskorrektur, Angebot, Lieferantenbestellung und Spendenbescheinigung. |
| Dateiname des PDFs | „PDF-Dateinamen Muster“ je Belegtyp mit Vorschau. Platzhalter sind etwa {date}, {prefix}, {id}, {suffix}, {lastname}, {company}, {customer_id}, {invoice_no} und {order_id}. Ohne Eintrag gilt {date}-{prefix}{id}{suffix}-{lastname}. |
| Zahlungs-QR-Code | „Belege: EPC QR Code (BankApp-Scan)“ mit dem Wert RG druckt einen QR-Code für die Überweisung auf die Rechnung, Voreinstellung an. Er erscheint nur bei Vorkasse und Rechnung und nur, wenn unter Einstellungen → Allgemein → Grundeinstellungen Kontoinhaber, IBAN und BIC gepflegt sind. Feld leeren schaltet ihn ab. Für einzelne Zahlarten lässt er sich nicht abschalten. |
| Zahlungsziel | „Zahlungsziel auf der Rechnung: Zahlarten“ wählt die Zahlarten mit der Zeile „Zahlungsziel“. Die Tage stehen unter Einstellungen → Checkout → Allgemein → Zahlungsziel in Tagen (Voreinstellung 30), abweichend je Bestellung im Feld „Zahlungsziel“ des Bestelleditors. ab 4.9.34 |
| Preise von Merkmalen | „Belege: Preisanzeige für Produktoptionen“ legt fest, auf welchen Belegen der Aufpreis eines Merkmals als eigener Betrag unter dem Artikel steht. Voreinstellung: Auftragsbestätigung, Rechnung, Angebot. |
| Preise auf dem Lieferschein | „Preise auf Lieferschein ausblenden“, Voreinstellung an. |
| Schriftgrößen | „Schriftgröße generell“ gilt für Positionen und Summenblock, dazu eigene Größen für Adressfeld, Kopf, Fußzeile und Belegtyp. Eine eigene Größe nur für den Summenblock gibt es nicht. |
| Weitere Angaben | Kundennummer, Zahlungsweise, Kunden-E-Mail und -Telefon, Kommentare, Leistungs- und Lieferdatum, Barcode und „Steuernummer des Kunden“ schalten Sie in derselben Gruppe. Den Hinweis zur innergemeinschaftlichen Lieferung bzw. Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers bei Kunden mit USt-IdNr. im Ausland schaltet „Steuerlicher Hinweis auf Belegen“. ab 4.9.81 |
Jede Spalte der Fußzeile hat je Sprache eine Überschrift und einen Inhalt; der Beleg verwendet die Sprache der Bestellung. Zum Vergrößern anklicken.
Im Unterreiter „Belege“ wählen Sie je Beleg die Textbausteine für Zahlart, Versandart und allgemeinen Kommentar; „(Standard)“ kennzeichnet die Vorgabe. Zum Vergrößern anklicken.
Netto oder brutto
Ob ein Beleg Netto- oder Bruttopreise zeigt, folgt der Kundengruppe der Bestellung: „Preisausgabe“ und „Kundengruppe von Steuer befreit“ unter Kunden → Kundengruppen. Für eine bestehende Bestellung ändern Sie die Kundengruppe im Bestelleditor und berechnen neu.
Rechnung automatisch per Mail
Unter Einstellungen → Schnittstellen → E-Mail-Marketing / CRM → E-Mailoptionen hängt „E-Mailanhang Bestellbestätigung (PDF-Rechnung)“ die Rechnung an jede Bestellbestätigung, unabhängig von der Zahlart. Läuft ein eigener Nummernkreis, hat die Bestellung im Checkout meist noch keine Rechnungsnummer. Schicken Sie die Rechnung dann mit dem Status.
E-Rechnung an die Versandmail
Beim Wechsel auf den Versandstatus „Kunde benachrichtigen“ und „elektronische Rechnung (XRechnung) anhängen“ oder „(ZUGFeRD) anhängen“ einschalten und mit „Speichern“ als Vorgabe merken. Die E-Rechnung setzt eine Rechnungsadresse mit Firma und USt-IdNr. voraus. Eine Leitweg-ID trägt der Kunde im Checkout als Bestellnummer ein, wenn unter Einstellungen → Checkout → Versand/Verpackung „Bestellnummer / Leitweg-ID - Eingabe im Checkout“ aktiv ist, oder Sie tragen sie im Bestelleditor unter „PO Nr.“ ein.
Nach der Rechnung: was jetzt noch geht
Ist die Rechnung erstellt, ist die Bestellung inhaltlich abgeschlossen
Sobald zu einer Bestellung eine Rechnungsnummer vergeben und der Beleg an den Kunden gegangen ist, ändern Sie an dieser Bestellung nichts mehr: weder Positionen noch Mengen, Preise, Steuersätze, Versandkosten oder Rechnungsadressen. Alles, was danach noch zu korrigieren ist, läuft über eine Rechnungskorrektur.
XONIC unterstützt Sie dabei: Der Shop weist Sie auf eine fakturierte Bestellung hin und kann die Änderung auf Wunsch vollständig unterbinden.
Warum das so ist
§ 14 UStG verlangt eine fortlaufende Rechnungsnummer, die einmalig vergeben wird. Ändern Sie eine bereits fakturierte Bestellung, trägt der neu erzeugte Beleg dieselbe Nummer, weist aber andere Beträge aus. Aus Sicht Ihrer Buchhaltung und einer Betriebsprüfung existieren dann zwei unterschiedliche Rechnungen unter einer Nummer. Die GoBD verlangen darüber hinaus (§ 147 AO), dass Belege unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahrt werden.
Der Beleg zeigt immer den aktuellen Stand
Der Shop erzeugt die Rechnung bei jedem Aufruf neu aus den Daten der Bestellung. Ändern Sie die Bestellung nach dem Versand, zeigt jeder spätere Abruf unter derselben Nummer andere Inhalte als das PDF, das Ihr Kunde erhalten hat. Bewahren Sie versendete Rechnungen deshalb außerhalb des Shops auf, etwa über die Kopie im Gesendet-Ordner Ihres Postfachs (siehe CMS-Manager & E-Mails) oder in Ihrer Buchhaltung.
Der richtige Weg: Rechnungskorrektur
Legen Sie zur betroffenen Position eine Retoure an. Der Shop vergibt daraufhin eine eigene Korrekturnummer und erzeugt den Beleg Rechnungskorrektur. Die Ursprungsrechnung bleibt unverändert bestehen. Rechnung und Korrektur ergeben gemeinsam den richtigen Betrag, und beide Vorgänge sind einzeln nachvollziehbar. Für eine echte Nachbestellung legen Sie eine neue Bestellung an, statt die alte zu erweitern.
Was weiterhin unproblematisch ist
Nicht jede Änderung berührt den Beleg. Interne Kommentare, Statuswechsel, Sendungsnummern und die Erfassung des Zahlungseingangs können Sie jederzeit vornehmen. Auch eine Korrektur der Lieferadresse ist in Ordnung, solange sie nicht auf der Rechnung steht. Als Faustregel: Was auf dem PDF steht, bleibt nach dem Versand unangetastet.
Den Schutz einschalten
Unter Einstellungen → Checkout → Nummernkreise legen Sie mit Fakturierte Bestellungen schützen fest, wie streng der Shop diese Regel durchsetzt. Der Schutz greift, sobald ein eigener Rechnungsnummernkreis läuft und die Bestellung eine Rechnungsnummer hat. ab 4.9.6
| Einstellung | Verhalten |
|---|---|
| off | Keine Prüfung. Der Bestelleditor verhält sich wie vor 4.9. |
| warn Voreinstellung | Der Editor zeigt einen deutlichen Hinweis, die Änderung bleibt möglich. Gut geeignet, um den Ablauf im Team einzuführen. |
| block | Betragswirksame Änderungen werden abgewiesen: Positionen, Mengen, Preise, Steuersätze, Summenzeilen, Neuberechnung und Listen-Upload, dazu Währung, Sprache, Rechnungs- und Lieferland, Kundengruppe, Kupon, Rechnungsnummer und Datumsfelder. Status, Kommentare, Sendungsnummern, Belegdruck, Mailversand, Downloads und das Anlegen von Retouren bleiben möglich. Das Hauptadministrator-Konto kann die Sperre für Reparaturen übersteuern, der Shop protokolliert das. |
Einstellung „warn“
Einstellung „block“
Was tun, wenn …
| Situation | Rechnung schon erstellt | Richtiger Weg |
|---|---|---|
| Kunde bestellt eine Position nach | Nein | Position im Bereich Produkte ergänzen, neu berechnen, aktualisieren |
| Kunde bestellt eine Position nach | Ja | Neue Bestellung anlegen, die fakturierte Bestellung nicht erweitern |
| Falsche Menge erfasst | Nein | Menge im Bereich Produkte korrigieren, neu berechnen |
| Kunde sendet einen Artikel zurück | Ja | Retoure über die Positionszeile, Rechnungskorrektur erzeugen und versenden |
| Kunde sendet die komplette Lieferung zurück | Ja | Status auf Storno setzen, der Shop legt die Korrekturzeilen samt Versandkosten an |
| Preis war zu hoch berechnet, falsches Merkmal | Ja | Retoure der Position und dieselbe Ware als Umtauschprodukt zum richtigen Preis; die Rechnungskorrektur weist die Differenz aus |
| Rechnungsadresse fehlerhaft | Ja | Rechnungskorrektur erzeugen, Adresse berichtigen, neuen Beleg ausstellen, nicht stillschweigend überschreiben |
| Versandkosten vergessen | Ja | Separate Bestellung, nicht in die bestehende Rechnung nachtragen |
| Interner Kommentar, Sendungsnummer, Zahlungseingang | egal | Jederzeit änderbar, erscheint nicht auf dem Beleg |
Dieser Leitfaden beschreibt die Arbeitsweise im Shopsystem und ersetzt keine steuerliche Beratung. Für die Beurteilung Ihres konkreten Falls wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.
Retoure und Rechnungskorrektur abwickeln
Kommt Ware zurück oder muss ein Betrag korrigiert werden, legen Sie eine Retoure an. Daraus entsteht der Beleg Rechnungskorrektur mit eigener Belegnummer.
Der Einstieg
Am schnellsten über das Retoure-Symbol in der Aktionsspalte der betroffenen Position im Bestelleditor. Eine bestehende Retoure ändern Sie dort über „Retoure ändern oder Umtauschprodukt hinzufügen“. Alternativ über Bestellungen → Retoure / Umtausch ansehen und den Reiter neue Retoure / Umtausch.
Bestellung auswählen
Bestellnummer eingeben oder nach Kunde und E-Mail suchen. Beim Einstieg aus dem Bestelleditor ist dieser Schritt bereits erledigt.
Retoureprodukt auswählen
Die betroffene Position aus der Bestellung. Entfällt bei nur einer Position.
Details erfassen
„Anzahl“ (höchstens die bestellte Menge), Datum, „Grund“ aus der Liste oder als Freitext und „Notizen“. Unter „Zusammenfassung (Sonderzeilen)“ ergänzen Sie Beträge, etwa erstattete Versandkosten als negativen Betrag.
Umtauschprodukte
Optional: „Umtauschprodukt hinzufügen“ öffnet die Produktauswahl. Menge, Name, Preis und Steuersatz sind danach frei änderbar. „Speichern“ legt die Retoure an.
Was die Retoure bewirkt
| Aspekt | Verhalten |
|---|---|
| Datenhaltung | Die Retoure wird getrennt geführt. Die Ursprungsbestellung bleibt unverändert. |
| Nummer | Beim ersten Speichern vergibt der Shop die Korrekturnummer mit dem Präfix „ST“. Alle Retouren einer Bestellung teilen sich diese Nummer und stehen gemeinsam auf einer Rechnungskorrektur. |
| Beleg | Rechnungskorrektur im Menü „Belege“, bei Bedarf zusätzlich als elektronische Rechnungskorrektur. Versenden mit dem Status über „Rechnungskorrektur anhängen“. |
| Erstattung | Das Speichern einer Retoure erstattet beim Zahlungsanbieter nichts. Teilbeträge erstatten Sie im Portal des Anbieters oder, wo vorhanden, mit „Erstatten“ in der Bestellung, siehe Zahlungsarten. |
| Lagerbestand | Die Retoure erhöht den Bestand, Umtauschartikel verringern ihn, beim Ändern zählt nur die Differenz. Retouren, die vor dem Update angelegt wurden, buchen nachträglich nichts.ab 4.9.145 In älteren Versionen bucht eine Retoure den Bestand nicht zurück; buchen Sie zurückgekommene Ware dort am Artikel ein. |
| Ursprungsrechnung | Bleibt bestehen. Rechnung und Korrektur ergeben gemeinsam den richtigen Betrag. |
In der Retoure erfassen Sie Anzahl, Grund und Notizen, erstattete Beträge als negative Sonderzeile und bei Bedarf ein Umtauschprodukt. Zum Vergrößern anklicken.
Komplettstorno
Geht die gesamte Bestellung zurück, genügt der Wechsel auf einen Storno-Status, in der Bestellung oder über „Status ändern“ in der Bestellübersicht:
- Ist „Lagerbestand anpassen“ gewählt und die Bestandsverwaltung aktiv, bucht der Shop den Bestand der Positionen ohne bisherige Retoure zurück, und zwar nur beim Wechsel in den Storno-Status.ab 4.9.145
- Gibt es eine Rechnung (oder läuft der Shop ohne eigenen Nummernkreis), legt er für jede Position ohne bisherige Retoure eine Retoure an. Versandkosten, Gebühren, Rabatte und Kupons übernimmt er als Sonderzeilen, damit die Korrektur die ganze Rechnung ausgleicht.
- Bei Zahlarten mit automatischer Rückbuchung löst der Statuswechsel die Erstattung beim Anbieter aus.
- Hat die Bestellung mit eigenem Nummernkreis noch keine Rechnungsnummer, entsteht keine Rechnungskorrektur. Der Statuswechsel genügt.
Die Retourenliste
Unter Bestellungen → Retoure / Umtausch ansehen stehen alle Retouren mit Bestellnummer, Kunde, Differenzbetrag, Datum und Grund. Sie filtern nach Grund, suchen nach Name oder E-Mail und springen über eine ST- oder RG-Nummer direkt zur Retoure. Im Aktionsmenü öffnen Sie den Korrekturbeleg.
Retoure löschen
Einen Gegenbeleg zu einer Rechnungskorrektur gibt es nicht. Eine irrtümlich angelegte Retoure löschen Sie in der Retourenliste oder im Bestelleditor. Die Rechnungskorrektur zeigt danach die übrigen Retouren der Bestellung oder entfällt. Ist sie schon beim Kunden, löschen Sie nicht, sondern berechnen den Betrag mit einer neuen Bestellung.
In welches Lager Retouren buchen ab 4.10
Mit „Erweiterte Lagerhaltung“ (Einstellungen → Checkout → Warenbestand) führt der Shop mehrere Lager. Ab 4.10 gibt es für Retouren zwei Arbeitsweisen:
Ohne Retourenlager
Die Ware geht in die Lager zurück, aus denen die Position verkauft wurde. Das zuletzt belegte Lager wird zuerst wieder aufgefüllt, jedes höchstens bis zu der Menge, die von dort verkauft wurde.
Mit Retourenlager
Unter Produkte → Lagerverwaltung ein Lager bearbeiten und „Retourenlager“ einschalten. Dann gehen alle Retouren vollständig in dieses Lager, damit Sie Rückläufer prüfen, bevor sie wieder verkauft werden. „Kein Retourenlager“ hebt die Festlegung auf. Ein Storno bucht immer in die Ursprungslager zurück, die Ware hat das Lager nie verlassen.
Der saubere Arbeitsablauf
- Bestellung prüfen: im Reiter Bearbeiten Positionen und Adressen sichten.
- Alle Änderungen vor der Rechnung erledigen: im Reiter Bestellung ändern.
- Bestellung neu berechnen: Summen und Steuersätze kontrollieren.
- Aktualisieren: speichern.
- Rechnung erstellen: per Knopf oder automatisch über den Status.
- Beleg erzeugen und versenden: Rechnung, E-Rechnung, Lieferschein, und den versendeten Beleg aufbewahren.
- Ab hier keine Änderung mehr: Korrekturen ausschließlich über Retoure und Rechnungskorrektur.
Häufige Fragen
Wann wird die Rechnungsnummer vergeben, und kann sie sich beim Statuswechsel ändern?
Wie storniere ich eine Bestellung komplett, inklusive Versandkosten?
Wie verhindere ich, dass beim Storno automatisch erstattet wird?
Wie erstelle ich nachträglich eine Gutschrift und sende sie an den Kunden?
Wie buche ich eine Teilretoure mit Erstattung zu einer bezahlten Bestellung?
Wie ändere ich nachträglich den Gesamtbetrag, ohne zu stornieren?
Wie füge ich im Bestelleditor Versandkosten hinzu?
Wo stelle ich den Mindermengenzuschlag ein, und wie entferne ich ihn?
Wie verknüpfe ich eine Gastbestellung mit einem Kundenkonto oder ändere den Kunden?
Kann ich eine Bestellung duplizieren?
Warum gibt es Lücken in den Bestellnummern, und warum hat die Nummer plötzlich eine Stelle mehr?
Warum zeigt die Produktauswahl im Bestelleditor deaktivierte Varianten?
Warum lässt sich bei einer Retoure kein Umtauschprodukt hinzufügen?
Warum sieht der Kunde eine Bestellung nicht in seinem Konto?
Wie ändere ich die Abholfiliale einer Bestellung?
Wie erstelle ich Bestellung und Rechnung in einer anderen Sprache?
Wo pflege ich Fußzeile, Firmenname und Logo der Rechnung, auch in mehreren Sprachen?
Wo passe ich die Texte auf Rechnung, Auftragsbestätigung und Lieferschein dauerhaft an?
Wie ändere ich den Dateinamen der Rechnungs-PDF?
{prefix}{id}-{company} ergibt zum Beispiel „RG10024-Musterladen.pdf“. Ohne Eintrag gilt {date}-{prefix}{id}{suffix}-{lastname}.Wie aktiviere oder unterdrücke ich den QR-Code auf der Rechnung?
Wie drucke ich die EAN der Artikel auf der Rechnung?
Warum fehlt die Schaltfläche für die Rechnung?
Wie erhalte ich eine Übersicht der Rechnungen?
Warum zeigt der Verkaufsbericht keine Stornos?
Muss ich bei Marktplatzbestellungen eine Versandbestätigung per Mail senden?
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