Verträge & Abos: verkaufen, abrechnen, verlängern

1. Vertragsartikel: Sie markieren einen Artikel als „Vertragsgegenstand/Abo“ und wählen ein Merkmal als Intervall-Option, etwa „Zahlungsintervall“ mit den Werten monatlich, halbjährlich und jährlich.
2. Kauf: Der Kunde wählt ein Intervall und bestellt. Mit der Bestellung legt der Shop den Vertrag an. Die Bestellung ist die Rechnung für den ersten Abrechnungszeitraum.
3. Vertrag: Er trägt Laufzeit, Zahlungsintervall, den Betrag je Abrechnung und das Datum der nächsten Bestellung.
4. Folgerechnungen: Ist ein Zeitraum fällig, erzeugt das Vertragswesen die nächste Bestellung mit Rechnung und verschickt sie auf Knopfdruck an den Kunden.
5. Verlängerung: Erreicht die Abrechnung das Laufzeitende, beginnt automatisch die nächste Laufzeit.
6. Kündigung: Mit dem Datum „Wirksam ab“ rechnet der Shop nur noch die Zeiträume ab, die vorher beginnen, und setzt den Vertrag danach auf gekündigt.

1. Einschalten: Unter Einstellungen → Vertragswesen „Vertragswesen an/aus“ auf true stellen und unter „Vertrags-/Abo-Terminologie“ wählen, ob Ihre Kunden von Verträgen oder von Abos lesen.
2. Bestellstatus festlegen: Auf derselben Seite „Standard-Bestellstatus (Vertragswesen)“ wählen und diesen Status unter „Bestellstati für E-Mailbenachrichtigung (Vertragswesen)“ ebenfalls auswählen. Sonst verschickt „Benachrichtigungen verschicken“ keine Rechnungen.
3. Vertragsartikel anlegen: Artikel als „Vertragsgegenstand/Abo“ markieren und die Intervall-Option zuordnen, siehe Vertragsartikel.
4. Mailvorlage prüfen: Unter CMS → Mails & Marketing / Automatisierungen die Vorlage „Bestellbestätigung (Vertragswesen)“ an Ihren Ton anpassen. Mit ihr gehen die Folgerechnungen hinaus.
5. Testkauf: Den Artikel mit einem Testkonto bestellen und den Vertrag unter Verträge → Vertragsübersicht kontrollieren: Betrag, Abrechnungsperiode und nächste Bestellung.
6. Regelmäßig abrechnen: Fällige Verträge per „Fällige Bestellungen erzeugen“ abrechnen und die Rechnungen mit „Benachrichtigungen verschicken“ zustellen, siehe Folgerechnungen.

1. Schalter setzen: Im Produkteditor im Reiter Allgemein „Vertragsgegenstand/Abo“ auf JA stellen und speichern. Danach erscheint der Reiter Vertragswesen.
2. Merkmal anlegen: Im Reiter Merkmale ein Merkmal für das Intervall anlegen, zum Beispiel „Zahlungsintervall“ mit den Werten monatlich, halbjährlich und jährlich. Es muss eine Auswahl sein: Die Optionstypen „Text“, „Textarea“, „Show only“ und „hide“ sind als Intervall-Option nicht erlaubt. Den Preis je Wert tragen Sie wie gewohnt als Aufpreis ein.
3. Intervall-Option wählen: Im Reiter Vertragswesen auf „Intervall-Option auswählen“ klicken und das Merkmal wählen. Der Knopf zeigt danach „Intervall-Option: …“ mit dem Namen des Merkmals.
4. Intervall je Wert: Zurück im Reiter Merkmale hat jeder Wert des gewählten Merkmals nun eine Auswahl für das Intervall. Ordnen Sie jedem Wert sein Intervall zu, von monatlich bis jährlich. Ein Wert mit „einmalig“ erzeugt keinen Vertrag.
5. Vertragsbeschreibung: Im Reiter Vertragswesen den Text für die Rechnung je Sprache pflegen (siehe unten).

Im Reiter Vertragswesen sind die Intervall-Option, der Preisschalter und die Vertragsbeschreibung für die Rechnung gepflegt. Zum Vergrößern anklicken.

Rechts in jeder Zeile der Intervall-Option wählen Sie das Intervall, die Einrichtungsgebühr steht als eigenes Merkmal auf „einmalige Kosten“. Zum Vergrößern anklicken.

Sie finden sie unter Einstellungen → Vertragswesen → Vertragsartikel: Preisbasis. Vorgabe ist period. Mit dem Update ändert sich in keinem Shop etwas, bis Sie umstellen.

Die Rechenregel

Berechneter Preis = Zeilenpreis ÷ Rechnungen pro Jahr. Monatlich teilt durch 12, alle 2 Monate durch 6, alle 3 Monate durch 4, alle 4 Monate durch 3, halbjährlich durch 2 und jährlich durch 1.

Beispiel mit Jahrespreisen über die Intervall-Option, netto:

Der Vertrag übernimmt 199 € als Betrag je Abrechnung und stellt die folgenden elf Monate selbst in Rechnung.

Wann geteilt wird

Nur wenn alle vier Bedingungen erfüllt sind. Sonst gilt der volle Preis wie bisher.

1. „Vertragswesen an/aus“ steht auf true.
2. „Vertragsartikel: Preisbasis“ steht auf year.
3. Der Artikel ist „Vertragsgegenstand/Abo“ und hat eine Intervall-Option.
4. Der gewählte Wert trägt ein Intervall, also nicht „einmalig“.

• Nur mit Intervall: Ein Vertrag entsteht, wenn das Vertragswesen eingeschaltet ist und der Kunde einen Wert mit Intervall gewählt hat.
• Laufzeit: ein Jahr ab dem Kaufdatum. Die Bestellung deckt den ersten Abrechnungszeitraum, die nächste Bestellung ist einen Zeitraum später fällig.
• Betrag: Der Vertrag übernimmt den Preis der Bestellzeile als Betrag je Abrechnung.
• Preis festhalten: Bei Preisbasis year und bei Intervall-Werten mit Aufpreis legt der Shop den Vertrag ohne „Tagesaktuellen Preis verwenden“ an. So bleibt der vereinbarte Betrag stehen. ab 4.9.134
• Status und Verknüpfung: Der Vertrag bekommt den Standard-Vertragsstatus. Die Bestellansicht nennt unter „Verträge“ den Vertrag, im Vertrag steht die Bestellung im Reiter „Bestellungen“.
• Zahlungsart: Der Vertrag rechnet per Rechnung ab. Hat der Kunde ein aktives Lastschriftmandat, gehen seine Folgerechnungen als SEPA-Lastschrift hinaus, siehe Lastschrift.

Die Vertragsübersicht zeigt je Vertrag Status, Kunde, Produkt, Preis netto und brutto, Vertragsdatum, nächste Bestellung, Laufzeit und Abrechnungsperiode. Zum Vergrößern anklicken.

Einen Vertrag bearbeiten

„Bearbeiten“ öffnet den Vertrag mit den Reitern „Alles“, „Vertragspartner“, „Vertragsgegenstand“, „Vertragsdaten“, „Vorlage“, „Projekte“, „Bestellungen“ und „Verlauf“. Einen Vertrag ohne Kauf legen Sie über „Vertrag anlegen“ an, aus der Kundenmaske heraus ist der Kunde dabei schon gewählt.

Im Reiter Vertragsdaten stehen Termine, Zahlungsart, Laufzeit und Abrechnungsperiode sowie die Kündigung des Vertrags. Zum Vergrößern anklicken.

1. In der Vertragsübersicht „Fällige Bestellungen erzeugen“ wählen. Fällig ist jeder Vertrag mit Aktiv-Status, dessen nächste Bestellung heute oder früher liegt.
2. Die Seite „Vorschau der erzeugten Bestellungen“ prüfen. Deckt eine noch nicht verknüpfte Rechnung den Zeitraum schon ab, zeigt die Vorschau einen roten Hinweis. ab 4.9.116
3. Mit „Bestellungen jetzt erzeugen“ bestätigen. Die neuen Bestellungen erhalten den „Standard-Bestellstatus (Vertragswesen)“.
4. „Benachrichtigungen verschicken“ wählen, damit die Kunden ihre Rechnungen per Mail erhalten.

Vor dem Erzeugen zeigt die Vorschau jede vorbereitete Bestellung mit Adressen, Vertragsbeschreibung und Summen. Zum Vergrößern anklicken.

1. Kündigung erfassen: Im Vertrag im Reiter Vertragsdaten unter „Kündigung“ das Datum „Eingang“ und das Datum „Wirksam ab“ eintragen und speichern. Ein gespeicherter Eingang lässt sich nicht mehr ändern.
2. Restliche Zeiträume: Jeder Abrechnungszeitraum, der vor „Wirksam ab“ beginnt, wird noch voll abgerechnet.
3. Ende: Beginnt der nächste Zeitraum an oder nach „Wirksam ab“, setzt der Shop den Vertrag auf den Kündigungs-Status und erzeugt keine Bestellung mehr. Liegt „Wirksam ab“ schon beim Speichern heute oder früher, geschieht das sofort.
4. Kontrolle: Für jede automatische Kündigung legt der Shop im Ticketsystem eine Aufgabe „Automatische Vertragskündigung“ mit allen Vertragsdaten an.

• „Mahnwesen: Verfahren“: legacy (Vorgabe) mahnt aus der Vertragsverwaltung, marketing lässt die Mahnstufen als Ereignisse der Marketing-Automatisierung laufen, off mahnt gar nicht. ab 4.9.17
• Karenz: „Karenz bis Zahlungserinnerung (Tage)“, „Karenz bis 1. Mahnung (Tage)“ und „Karenz bis 2. Mahnung (Tage)“, ab Werk 20, 17 und 17 Tage. Die erste Frist zählt ab Rechnungsdatum und ab der letzten Änderung der Bestellung.
• „Zahlungsziel der Mahnstufen (Tage)“: eine Kommaliste mit einem Wert je Stufe, ab Werk 7,7,7,7.

Voraussetzungen

• Das Zahlungsmodul Stripe ist installiert und eingerichtet, siehe Zahlungsarten.
• SEPA-Lastschrift ist in Ihrem Stripe-Konto freigeschaltet. Stripe verlangt dafür eine zusätzliche Prüfung, beantragen Sie sie früh.
• Die Gläubiger-ID ist entschieden: eigene oder die von Stripe. Nach der ersten echten Zahlung lässt sie sich nicht mehr ändern.

Einschalten

1. Unter Einstellungen → Vertragswesen „Bestellstatus bei erfolgreichem Einzug“ setzen, üblich ist „Zahlungseingang“. Bleibt es bei „Kein Wechsel“, wird eine per Lastschrift bezahlte Rechnung weiter gemahnt.
2. „Bestellstatus während des Einzugs“ und „Bestellstatus bei fehlgeschlagenem Einzug“ wählen, „Vorlauf bis zum Einzug (Tage)“ und „Höchstbetrag je Einzug“ prüfen.
3. Unter „Mandatswiderruf: Privatkunden“ und „Mandatswiderruf: Geschäftskunden“ festlegen, ob Kunden ihr Mandat im Konto selbst beenden (self_service) oder nur anfragen (request). Die Geschäftskunden-Regel gilt für die Gruppen aus „Mandatswiderruf: Geschäftskunden-Gruppen“.
4. Zuletzt „Einzug über Zahlungsmandate an/aus“ auf true stellen.

Welche Rechnungen eingezogen werden

• Nur Rechnungen, die das Vertragswesen erzeugt hat. Eine im Bestelleditor angelegte Rechnung zieht der Shop nie ein.
• Nur Rechnungen, die als Lastschrift-Rechnung ausgestellt wurden, also bei aktivem Mandat entstanden sind. ab 4.9.116
• Erst nach dem Vorlauf aus „Vorlauf bis zum Einzug (Tage)“: Die Rechnung ist die Vorabankündigung der Lastschrift.
• Erst nachdem „Benachrichtigungen verschicken“ die Rechnung zugestellt hat. ab 4.9.116
• Keine Rechnungen aus der Zeit vor dem Mandat. Sie bleiben Überweisungsrechnungen. ab 4.9.116
• Liegt der Betrag über „Höchstbetrag je Einzug“, zieht der Shop gar nicht ein, die Rechnung bleibt beim Überweisen.

Auf „Meine Abos“ sehen Kunden ihre laufenden Abos und können eine Kündigung anfragen. Zum Vergrößern anklicken.

Ist die Lastschrift eingerichtet, zeigen Verträge ohne Mandat den Knopf „Auf SEPA-Lastschrift umstellen“, und das Kundenkonto bekommt den Punkt „Zahlungsmittel“.

Grundeinstellungen

Mahnwesen

Lastschrift

Die Einträge „Lizenzen: …“ und „KPI-Dashboard: …“ gehören zur Lizenzverwaltung von XONIC und werden in Ihrem Shop nicht gebraucht. Lassen Sie sie, wie die Cron-Einstellungen der Zahlungsmandate, unverändert.