Kunden verwalten
Unter Kunden → Kunden finden, bearbeiten, sperren und löschen Sie Kundenkonten. Dieser Leitfaden zeigt die Kundenliste, das Adressbuch, Kundennummer und Kundengruppe, die Wege zu einem neuen Passwort und das Anmelden als Kunde. Dazu: wie der Shop Gastbesteller behandelt und warum die Adressprüfung eine Hausnummer verlangt.
Auf einen Blick
- Kundenliste: Kunden → Kunden zeigt alle Kundenkonten. Gastbesteller haben kein Konto, ihre Daten stehen nur in den Bestellungen.
- Bearbeiten: Die Kundenmaske hat Reiter für Kundendaten, Adressbuch, Zahl- und Versandarten, Rabatte, Preise und mehr. Jede Adresse speichern Sie einzeln in ihrem Kasten.
- Passwort: Das Passwort eines Kunden sehen Sie nie. Über „Aktion“ schicken Sie ihm einen Link oder erzeugen einen Link, den Sie selbst weitergeben.
- Sperren: „Checkout“ verhindert Bestellungen aus dem Konto, „Login“ sperrt das Konto ganz.
- Löschen: Bestellungen und Rechnungen bleiben erhalten. Adressbuch, Guthaben, Bonuspunkte, Warenkorb und Kundenpreise löscht der Shop mit.
In diesem Leitfaden
Nicht Teil dieses Leitfadens: Registrierung, Anmeldeseite und Privat- oder Firmenkonto im Shop (Leitfaden Anmeldung & Registrierung), Kundengruppen anlegen und Preise je Gruppe (Leitfaden Preise & Kundengruppen) sowie Bestellungen für Kunden anlegen und ändern (Leitfaden Bestellungen).
Wo Sie was finden
Fast alles erledigen Sie im Menü Kunden. Die Einstellungen für Kundenkonten liegen gesammelt unter Einstellungen → Checkout → Kundendetails.
| Sie möchten … | Ort im Backend | Abschnitt |
|---|---|---|
| einen Kunden suchen oder bearbeiten | Kunden → Kunden | Kundenliste |
| einen Kunden von Hand anlegen | Reiter „Kunde anlegen“ unter Kunden → Kunden | Kunde anlegen |
| Adresse oder Anrede eines Kunden ändern | Kundenmaske, Reiter „Adressbuch“ | Adressen |
| einem Kunden ein neues Passwort ermöglichen | Kundenmaske, Knopf „Aktion“ | Passwort |
| den Shop so sehen wie der Kunde | Aktionsmenü der Zeile oder „Aktion“ in der Kundenmaske | Als Kunde einloggen |
| Kunden in eine andere Kundengruppe setzen | Kundenmaske, Reiter „Kundendaten“, Feld „Kundengruppe“ | Kundengruppe |
| einen Kunden sperren | Schalter „Account“ und „Checkout“ in der Kundenliste | Sperren |
| lange nicht genutzte Konten aufräumen | Kunden → Inaktive Kunden | Löschen |
| Kundengruppen anlegen und Preise je Gruppe festlegen | Kunden → Kundengruppen | Leitfaden Preise & Kundengruppen |
| Felder und Pflichtangaben für Kundenkonten festlegen | Einstellungen → Checkout → Kundendetails | Formularfelder |
Was eine Mitarbeiterin in der Kundenverwaltung darf, legen Sie im Rechte-Editor fest. Für die Seite „Kunden“ gibt es neben Lesen, Bearbeiten, Anlegen und Löschen das Recht „Benutzerkonto sperren“, siehe Leitfaden Mitarbeiter, Rechte & 2FA.
Die Kundenliste
Die Liste unter Kunden → Kunden zeigt alle Kundenkonten. Wer als Gast bestellt hat, erscheint hier nicht. Die Reiter oben führen zu „Manager“, „Partner“ (sobald es Partner gibt) und „Kunde anlegen“.
Die Kundenliste unter Kunden → Kunden: Filter und Livesuche oben, die Schalter „Account“ und „Checkout“ je Zeile und rechts das Aktionsmenü. Zum Vergrößern anklicken.
Suchen
Das Feld „Kundennummer“ links öffnet den Kunden mit dieser ID direkt. Die Livesuche daneben findet Name, Vorname, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postleitzahl und Kundennummer, auch die individuelle. Mit Komma sucht sie nach „Nachname, Vorname“. Eine E-Mail-Adresse findet sie auch, wenn sie als alternative oder als Rechnungsadresse hinterlegt ist.
Filtern
„Alle Kundengruppen“, „Alle Kundengruppentypen“ und „Alle Kontotypen“ grenzen die Liste ein. Hinter jeder Gruppe steht die Zahl ihrer Kunden. Als Firma zählt ein Konto mit der Anrede „Firma“ oder einem Firmennamen in den Kundendaten; die Adressen spielen dafür keine Rolle.
Spalten
ID, Firma, „Name, Vorname“, Kundengruppe, Kundengruppen-Typ, „Versand/Zahlung“, mit Bonusmodul die Bonuspunkte, die Schalter „Account“ und „Checkout“ und „Erstellt am“. Kennzeichen in der Spalte „Firma“ zeigen Firmenkunden, Manager und Partner. Ein Warnsymbol bei „Versand/Zahlung“ heißt: Der Kunde hat eigene Zahl- oder Versandarten.
Info-Symbol und Aktionsmenü
Das Info-Symbol am Zeilenende zeigt Kundennummer, Anlage- und Änderungsdatum, letzte Anmeldung, Zahl der Anmeldungen, Bestellungen und Bewertungen, E-Mail-Adresse, Telefon, Fax, Geburtsdatum sowie Standard- und Rechnungsadresse. Das Aktionsmenü daneben bietet je nach Rechten:
- „Bearbeiten“, „Kundenkonto sperren“ bzw. „Kundenkonto entsperren“ (schaltet den Checkout, siehe Sperren) und „Löschen“,
- „Bestellung erstellen“, bei Kunden mit Bestellungen „Bestellungen“ und „Gekaufte Produkte“,
- „E-Mail versenden“, „Manager“ und „Als Kunde einloggen“.
E-Mail-Adressen exportieren
Die Kundenliste hat keinen eigenen Export. Welcher Weg der richtige ist, hängt davon ab, wofür Sie die Adressen brauchen.
Für Werbung: die Newsletter-Abonnenten
Unter Tools → Newslettermanager lädt der Knopf „Newsletterabonnenten exportieren“ alle bestätigten Abos als CSV-Datei. Diese Kunden haben eingewilligt. Spalten und Ablauf beschreibt der Leitfaden Newsletter.
Alle Kundenkonten: der Porter „Kundendaten“
Unter Tools → xoPort CSV Im-/Export Manager exportiert ein Porter der Rubrik „Kundendaten“ alle Konten mit E-Mail-Adresse, Adressen und Kundengruppe, etwa für die Buchhaltung oder eine Warenwirtschaft. Gäste haben kein Konto; ihre Adressen stehen in den Bestelldaten. Siehe Leitfaden Import & Export.
Einzelnen Kunden schreiben Sie über „E-Mail versenden“ im Aktionsmenü, etwa mit einer Rückfrage zur Bestellung. Das öffnet Tools → E-Mail versenden mit dem Kunden als Empfänger.
Kunden im Backend anlegen
Meist registrieren sich Kunden selbst. Für telefonische Bestellungen oder Geschäftskunden legen Sie das Konto auch im Backend an.
- Unter Kunden → Kunden den Reiter „Kunde anlegen“ öffnen.
- Im Reiter „Kundendaten“ Anrede, Vorname und Nachname eintragen, bei der Anrede „Firma“ den Firmennamen. Dazu E-Mail-Adresse, Kundengruppe und Kundensprache wählen. In der Kundensprache verschickt der Shop Mails zum Konto, etwa Passwort-Mails.
- Im Reiter „Adressbuch“ mit „Adresse hinzufügen“ mindestens eine Adresse anlegen und „Neue Standardadresse“ einschalten. Den Knopf „Speichern“ im Adresskasten brauchen Sie bei einem neuen Kunden noch nicht.
- Unten auf „Einfügen“ klicken. Erst jetzt speichert der Shop Kunde und Adressen zusammen.
- Das neue Konto hat noch kein Passwort, und der Shop verschickt keine Mail. Geben Sie dem Kunden über „Aktion“ einen Link, mit dem er sein Passwort selbst setzt, siehe Passwort.
- Je E-Mail-Adresse gibt es ein Kundenkonto. Ist sie schon vergeben, meldet der Shop „Diese E-Mailadresse existiert schon!“.
- Für Kunden ohne E-Mail-Adresse schalten Sie Einstellungen → Checkout → Kundendetails → Dummy-E-Mailadresse verwenden auf
true. In der Kundenmaske erscheint dann der Schalter „Dummy E-Mailadresse“. Steht er auf Ja, prüft der Shop die E-Mail-Adresse nicht. Solche Kunden erhalten keine Mails und keinen Passwort-Link. - Eine Bestellung im Namen des Kunden legen Sie über „Aktion“ → „Neue Bestellung“ an, siehe Leitfaden Bestellungen.
Die Kundenmaske
Der Knopf „Bearbeiten“ in der Zeile öffnet die Kundenmaske. Unten speichern Sie mit „Speichern und Schließen“ oder „Aktualisieren“. Partnerzuordnungen, Notizen und Tickets speichert der Shop dagegen sofort, das steht jeweils als Hinweis im Reiter.
| Reiter | Inhalt |
|---|---|
| „Kundendaten“ | Stammdaten, E-Mail-Adressen, Telefon, Kundennummer, Kundengruppe, Guthaben, Sperren (Tabelle unten) |
| „Adressbuch“ | alle Adressen des Kunden, Standard- und Rechnungsadresse, siehe Adressen |
| „Zahlungs- & Versandarten“ | eigene Auswahl für diesen Kunden, etwa Rechnungskauf nur für Stammkunden. Ohne Auswahl gelten die Einstellungen seiner Kundengruppe, sind dort keine gesetzt, die der Module. |
| „Rabatte“, „Preise“ | Kategorierabatte und Preise je Artikel nur für diesen Kunden, siehe Leitfaden Preise & Kundengruppen |
| „Guthabenkonto“ | Verlauf des Guthabens; erscheint, sobald es Buchungen oder Guthaben gibt, siehe Leitfaden Gutscheine & Kupons |
| „Notizen“, „Tickets“ | interne Notizen und die Tickets des Kunden, je nach Recht auf „Adminnotizen“ bzw. „Tickets & Aufgaben“ |
| „Terminübersicht“, „Projekte“ | Termine und Projekte aus xoCRMXONIC Premium: CRM |
| „Partnerprogramm“ | Partner-Einstellungen oder die feste Bindung an Partner, siehe Partner |
| „Manager“ | „Kunde ist Manager“: ein Einkäufer, der für ihm zugeordnete Kunden bestellt, mit Rechten und Mailweiterleitung |
| „Verträge“ | bei eingeschaltetem Vertragswesen, siehe Leitfaden Verträge & Abos |
Der Reiter „Kundendaten“: rechts die E-Mail-Adressen, die eigene Kundennummer, die Kundengruppe und die Sperren unter „Gesperrt für“. Zum Vergrößern anklicken.
Die wichtigsten Felder im Reiter „Kundendaten“
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| „ID / Kdn-Nr.“ | die Kunden-ID und die angezeigte Kundennummer. Das Info-Symbol zeigt, seit wann der Kunde besteht und wann seine Daten zuletzt geändert wurden. |
| „Anrede“ | „Herr“, „Frau“, „Firma“ oder „keine Angabe“. Steht Einstellungen → Checkout → Kundendetails → Geschlecht auf false, gibt es nur „Firma“ und „Privat“. „Firma“ macht das Konto zum Firmenkonto. |
| „USt-IdNr.“ | Anzeige mit dem Ergebnis der Online-Prüfung. Ändern lässt sie sich in der Standardadresse. |
| „E-Mailadresse“, „E-Mailadresse alternativ“, „E-Mailadresse (Rechnung)“ | siehe E-Mail-Adressen |
| „Kundensprache“ | Sprache für Mails zum Konto, etwa Passwort-Mails |
| „Individuelle Kundennummer (extern)“ | eigene Nummer, etwa aus der Warenwirtschaft, siehe Kundennummer |
| „Kundengruppe“, „Kundengruppen-Typ“ | siehe Kundengruppe |
| „Kundenguthaben“, „davon nicht versendbar“ | Guthaben des Kunden; der zweite Wert ist der Teil, den er nicht als Gutschein weiterschicken kann |
| „Bonuspunkte“ | nur mit Bonusmodul; der Stift öffnet den Verlauf, siehe Leitfaden Bonuspunkte |
| „Gesperrt für“ | die Schalter „Checkout“, „Login“ und „Newsletter“, siehe Sperren |
| „Passwort Neueingabe erzwingen“ | Bei der nächsten Anmeldung bekommt der Kunde statt des Zugangs einen Link per Mail und muss ein neues Passwort setzen. |
| „Kunde im Newsletterverteiler“ | zeigt das Newsletter-Abo. Kunden müssen sich selbst anmelden und zustimmen. |
Adressbuch, Liefer- und Rechnungsadresse
Ein Kunde hat beliebig viele Adressen. Zwei sind besonders: die Standardadresse, die der Shop im Bestellablauf als Lieferadresse vorbelegt, und die Rechnungsadresse. Im Reiter „Kundendaten“ erscheint die Rechnungsadresse nur, wenn sie von der Standardadresse abweicht.
Adresse oder Anrede ändern
- Den Kunden öffnen. Im Reiter „Kundendaten“ öffnet der Stift neben „Standardadresse“ bzw. „Rechnungsadresse“ die Adresse; jede andere öffnen Sie im Reiter „Adressbuch“ mit „Bearbeiten“.
- Felder ändern. Jede Adresse hat eine eigene „Anrede“ (Herr, Frau, Firma, keine Angabe), getrennt von der Anrede in den Kundendaten.
- Mit „Neue Standardadresse“ oder „Neue Rechnungsadresse“ machen Sie die Adresse zur Liefer- bzw. Rechnungsadresse.
- Auf „Speichern“ im Kasten der Adresse klicken. Der Shop speichert diese Adresse sofort.
Im Reiter „Adressbuch“ öffnet „Bearbeiten“ eine Adresse; „Speichern“ im Kasten sichert nur diese Adresse. Zum Vergrößern anklicken.
- Neue Adressen legen Sie mit „Adresse hinzufügen“ an. Gelöschte Adressen entfernt der Shop erst mit „Speichern und Schließen“ oder „Aktualisieren“ unten.
- Standard- und Rechnungsadresse haben keinen Knopf zum Löschen. Machen Sie zuerst eine andere Adresse dazu.
- Hängt eine Adresse an Verträgen, übernehmen die Verträge Ihre Änderung. Wechseln Sie die Standard- oder Rechnungsadresse, bietet der Shop an, die Verträge mit umzustellen. Eine solche Adresse löschen Sie erst, nachdem Sie die Verträge einer anderen Adresse zugeordnet haben.
- Bestehende Bestellungen behalten ihre Adresse. Eine Adresse in einer Bestellung ändern Sie im Bestelleditor, siehe Leitfaden Bestellungen.
Dürfen Kunden ihre Adressen selbst ändern?
Ab Werk ja. Führt eine Warenwirtschaft die Kundendaten, stellen Sie Einstellungen → Checkout → Kundendetails → Änderung der Adresse für Kunden erlaubt auf false. Dann ändern Kunden weder Adressen noch persönliche Daten und löschen ihr Konto nicht selbst. Tragen Sie unter „E-Mails für gesperrte Adressänderung“ Adressen ein, schickt der Shop Änderungswünsche aus dem Kundenkonto an diese Adressen; ohne Eintrag sieht der Kunde nur den Hinweis, sich bei Ihnen zu melden.
Die E-Mail-Adressen eines Kunden
Ein Konto hat eine Haupt-E-Mail-Adresse und auf Wunsch weitere. Jede hat eine andere Aufgabe.
| Feld | Wofür der Shop es nutzt |
|---|---|
| „E-Mailadresse“ | Anmeldung, Bestellbestätigung, Statusmails, Passwort-Mails. Je Adresse gibt es nur ein Kundenkonto. |
| „E-Mailadresse (Rechnung)“ | beliebig viele Adressen, etwa die der Buchhaltung. Schicken Sie eine Statusmail mit Rechnung oder Rechnungskorrektur, geht sie zusätzlich an jede dieser Adressen, auch bei Rechnungen aus dem Vertragswesen. Die Bestellbestätigung geht nur an die Hauptadresse. |
| „E-Mailadresse alternativ“ | eine zweite Adresse des Kunden. Die Kundensuche findet ihn darüber, und Anfragen über das Ticketformular des Shops ordnet der Shop über diese Adresse dem Kunden zu. Im Ticket steht sie als Empfänger zur Wahl. Bestell- und Statusmails gehen nicht an sie. |
| „xoCRM: Alternative E-Mailadressen“ | weitere Kontaktadressen, die die Kundensuche und die Tickets kennenXONIC Premium: CRM |
- Eine Rechnungsadresse darf nicht die Hauptadresse sein und nicht die Hauptadresse eines anderen Kontos. Sonst nennt der Shop beim Speichern die betroffene Adresse und die Kundennummer des anderen Kontos.
- Ändern Sie die Hauptadresse eines Kunden, übernehmen seine Verfügbarkeitswecker die neue Adresse, und der Shop vermerkt die Änderung im Einwilligungsnachweis.
- Ein Newsletter-Abo zieht mit auf die neue Adresse um.ab 4.9.123
Kundennummer
Jedes Konto hat eine Kunden-ID, die der Shop fortlaufend vergibt. Zusätzlich können Sie eine eigene Nummer eintragen, etwa die aus Ihrer Warenwirtschaft.
Vom Shop vergeben
Die Nummer des nächsten Kontos steht unter Einstellungen → Checkout → Nummernkreise → Kundennummer ändern. Sie lässt sich nur erhöhen: Der neue Wert muss über der höchsten vergebenen ID liegen.
Eigene Nummer
Im Reiter „Kundendaten“ tragen Sie unter „Individuelle Kundennummer (extern)“ bis zu 64 Zeichen ein, auch Buchstaben. Ist sie gesetzt, zeigen Kundenliste und Kundenmaske sie als „Kdn-Nr.“, und E-Mails nennen sie statt der ID.
„Der Kunde … hat bereits diese Kundennummer!“
Steht Einstellungen → Checkout → Kundendetails → Nutze externe Kundennummer als eigene Kundennummer auf true (ab Werk), ersetzt die eigene Nummer die ID auch auf den Belegen. Damit keine Nummer doppelt vorkommt, prüft der Shop beim Speichern: Kein anderes Konto darf dieselbe eigene Nummer haben, und keine Kunden-ID darf ihr gleichen. Sonst nennt die Meldung das Konto, das sie schon trägt.
K-10234), oder setzen Sie „Kundennummer ändern“ über den Bereich Ihrer eigenen Nummern.Kundennummer auf Rechnungen und in Mails
- Ob Belege die Kundennummer zeigen, steuert Einstellungen → Design → Belege → Kundennummer (ab Werk
true). „Kundennummer Prefix“ und „Kundennummer Suffix“ setzen Text davor oder dahinter. - Die eigene Nummer steht auf den Belegen, wenn „Nutze externe Kundennummer als eigene Kundennummer“ an ist, sonst die Kunden-ID. Gastbestellungen tragen keine Kundennummer.
- Ob Statusmails aus dem Backend die Kundennummer nennen, steuert Einstellungen → Checkout → Kundendetails → Kundennummer aus Shop in E-Mails mitschicken. In Mailvorlagen setzt der Platzhalter
{orders:customers_id}die eigene Nummer oder die ID ein.
Kundengruppe zuordnen
Jeder Kunde gehört genau einer Kundengruppe an. Sie bestimmt Preise, Brutto- oder Nettoanzeige, Steuerbefreiung, Zahl- und Versandarten.
Gruppe wechseln
Im Reiter „Kundendaten“ das Feld „Kundengruppe“ ändern und speichern. Der Kunde sieht die neuen Preise ab seiner nächsten Anmeldung. Gruppen anlegen und automatisch zuordnen beschreibt der Leitfaden Preise & Kundengruppen, die Gruppe bei der Registrierung von Firmen der Leitfaden Anmeldung & Registrierung.
Mehrere Gruppen?
Gibt es nicht. Für eine zweite Einteilung, etwa nach Branche, gibt es den „Kundengruppen-Typ“ unter Kunden → Kundengruppen-Typen. Er dient nur zum Filtern der Kunden- und Bestellliste, Preise hängen nicht daran. Besondere Konditionen für einen einzelnen Kunden setzen Sie in den Reitern „Rabatte“ und „Preise“.
Gäste ohne Kundenkonto
Ein Gast kauft in der Gruppe, die auch eine Registrierung ergäbe: in der Gruppe, die er im Formular wählt oder die bei der Registrierung als einzige wählbar ist, sonst in der Standardkundengruppe (ID 0, ab Werk „Endkunden“). Mit gültiger USt-IdNr. kommt er in die Gruppe der automatischen Händlerzuordnung. Diese Gruppe steht auch in der Bestellung. Einstellungen → Checkout → Kundendetails → Kundengruppenzuordnung bei Kauf ohne Kundenkonto legt nur fest, mit welcher Gruppe der Shop den vorübergehenden Gastdatensatz speichert; die Preise im Bestellablauf ändert sie nicht.
Das Vorauswahl-Popup „Endkunde oder Händler“
Mit Einstellungen → Checkout → Kundendetails → Kundengruppenvorauswahl Popup auf true fragt der Shop nicht angemeldete Besucher, ob sie Endkunde oder Händler sind. Das Fenster erscheint, bis sie gewählt haben. Zur Wahl stehen die Standardkundengruppe und die Gruppe unter Einstellungen → Checkout → UsSt. ID Validierung → Automatische Händlerzuordnung Inland. Den Text pflegen Sie unter CMS → CMS-Manager im Eintrag $cms_cgroup_preselect_advice. Auf false (ab Werk) erscheint das Popup nicht. Die Wahl „Händler“ wirkt nur, wenn in dieser Händlergruppe „Auswahl durch Parameter erlaubt“ eingeschaltet ist, und wie beim Link gilt sie nur bis zum Gastformular oder zur Registrierung.
Ein Link für ausgewählte Kunden
Schalten Sie in der Kundengruppe „Auswahl durch Parameter erlaubt“ ein, sehen Gäste über einen Link mit ?c_group=<ID> Preise und Sortiment dieser Gruppe. Bestellen sie als Gast oder registrieren sie sich, ermittelt der Shop die Gruppe aber neu wie oben beschrieben. Wer den Link kennt, sieht die Preise. Feste Konditionen vergeben Sie deshalb über ein Kundenkonto in der Gruppe oder einen Zugangscode bei der Registrierung, siehe Leitfaden Preise & Kundengruppen.
Passwort und Zugang
Passwörter speichert der Shop nicht im Klartext, Sie können sie nicht nachsehen. Braucht ein Kunde ein neues, nutzen Sie den Knopf „Aktion“ oben rechts in der Kundenmaske.
Das Menü „Aktion“ oben rechts in der Kundenmaske, hier mit der Passwortoption manuell („Passwortlink senden“). Zum Vergrößern anklicken.
| Eintrag im Menü „Aktion“ | Was passiert |
|---|---|
| „Passwort-Link erzeugen“ | Der Shop zeigt einen Link mit Kopierknopf und verschickt nichts. Sie geben ihn auf eigenem Weg weiter, etwa wenn Mails des Shops beim Kunden nicht ankommen. Das bisherige Passwort bleibt gültig, bis der Kunde ein neues setzt. |
| „Passwortlink senden“ | Der Kunde bekommt eine Mail mit einem Link, über den er ein neues Passwort setzt. So heißt der Eintrag, wenn die Passwortoption auf manuell steht. |
| „Neues Passwort setzen und senden“ | So heißt derselbe Eintrag bei der Passwortoption auto: Der Shop setzt sofort ein Zufallspasswort und schickt es per Mail. Das alte Passwort gilt nicht mehr. |
| „Begrüßungstext inkl. Passwort senden“ | setzt ein neues Zufallspasswort und schickt die Willkommensmail samt Passwort, wie nach einer Registrierung |
Hat das Konto keine E-Mail-Adresse, setzt „Passwortlink senden“ bzw. „Neues Passwort setzen und senden“ ein neues Passwort und zeigt es Ihnen im Backend.
„Passwort-Link erzeugen“ zeigt den Link nur an und verschickt nichts; Sie geben ihn auf eigenem Weg weiter. Zum Vergrößern anklicken.
Wie lange ein Link gilt
Ab Werk 24 Stunden, einstellbar unter Einstellungen → Datenschutz → Passwort-Richtlinien → Kunden Passwort-Reset: Link-Gültigkeit (Stunden) (1 bis 168). Ein Link funktioniert einmal. Ein neuer Link, ob erzeugt, gesendet oder vom Kunden angefordert, macht den vorigen ungültig. Für Konten mit der Sperre „Login“ und Konten ohne E-Mail-Adresse erzeugt der Shop keinen Link.
Unsere Empfehlung
Nehmen Sie die Link-Varianten. Der Kunde wählt sein Passwort selbst, und es steht in keiner E-Mail. Die beiden anderen Einträge verschicken ein Passwort im Klartext.
Passwort bei der Registrierung: automatisch oder selbst gewählt
Einstellungen → Checkout → Kundendetails → Passwortoption in Kontoerstellung steht ab Werk auf auto: Das Registrierungsformular hat kein Passwortfeld, der Shop erzeugt ein Passwort und schickt es per Mail. Mit manuell wählt der Kunde sein Passwort im Formular selbst. Die Mindestlänge steht unter Einstellungen → Datenschutz → Passwort-Richtlinien → Passwort Richtlinien: Mindestlänge.
Legt ein Express-Checkout ein Kundenkonto an, gibt es kein Formular für ein Passwort. Der Kunde bekommt dann immer ein Zufallspasswort per Mail, auch bei manuell.ab 4.9.82
Wenn der Kunde sein Passwort vergessen hat
- Über „Passwort vergessen“ auf der Anmeldeseite fordert er selbst einen Link an. Der Shop zeigt immer dieselbe Bestätigung, auch wenn zu der Adresse kein Konto gehört. Fordert er innerhalb von fünf Minuten erneut an, kommt keine zweite Mail.
- Gäste haben kein Konto und bekommen deshalb keinen Link, siehe Gäste & Dubletten.
- Den Text der Mail „Passwortanfrage“ ändern Sie unter CMS → Mails & Marketing / Automatisierungen, siehe Leitfaden CMS & Mails. Kommt keine Mail an, hilft „Passwort-Link erzeugen“.
Als Kunde einloggen
„Als Kunde einloggen“ öffnet den Shop in einem neuen Tab, angemeldet als dieser Kunde, ohne sein Passwort. So prüfen Sie seine Preise, seinen Warenkorb oder eine Fehlermeldung, die er beschreibt.
Wo und für wen
Den Eintrag gibt es im Aktionsmenü der Kundenliste, im Menü „Aktion“ der Kundenmaske und in der Ticketansicht. Ab Werk sieht ihn nur der Hauptadministrator, also das Benutzerkonto mit der ID 1. Für weitere Mitarbeiter stellen Sie Einstellungen → Datenschutz → Allgemein → Sichtbarkeit für 'Login als Kunde' auf true.
Zusätzlich braucht ihre Benutzergruppe das Leserecht für redirect.php, im Rechte-Editor unter „Weitere Bereiche (ohne Menüpunkt)“.ab 4.9.24
Was dabei passiert
- Der Shop lädt den gespeicherten Warenkorb des Kunden. Ihr eigener Warenkorb in diesem Browser wird geleert.
- Die Anmeldung zählt nicht als Anmeldung des Kunden. „Letzte Anmeldung“ und die Zahl der Anmeldungen bleiben unverändert.
- Für Konten mit der Sperre „Login“ funktioniert es nicht.
Was Sie so bestellen, ist eine normale Bestellung des Kunden mit allen Mails an ihn. Für eine Bestellung in seinem Auftrag nehmen Sie besser „Neue Bestellung“ im Backend, siehe Leitfaden Bestellungen.
Partner eines Kunden ändern
Mit einer festen Partnerbindung verdient ein Partner an allen Bestellungen, die der Kunde angemeldet abschließt.
- Im Reiter „Partnerprogramm“ der Kundenmaske stehen bei normalen Kunden die „zugeordneten Partner“. Mit „Partner hinzufügen“ binden Sie den Kunden an einen Partner, mit „Löschen“ heben Sie die Bindung auf. Beides speichert der Shop sofort.
- Die neue Bindung gilt ab der nächsten Anmeldung des Kunden. Schon gebuchte Bestellungen ordnen Sie im Bestelleditor einem anderen Partner zu.
- Soll der Kunde selbst Partner werden, schalten Sie im selben Reiter „Kunde ist selbst Partner“ ein. Alles Weitere steht im Leitfaden Partnerprogramm.
Kunden sperren und von Bestellungen ausschließen
Für Sperren gibt es zwei Schalter in der Kundenliste und dieselben im Reiter „Kundendaten“ unter „Gesperrt für“. Umschalten darf, wer das Recht „Benutzerkonto sperren“ hat.
| Sperre | Liste | Wirkung |
|---|---|---|
| „Checkout“ | Spalte „Checkout“, Aktionsmenü „Kundenkonto sperren“ | Mit Einstellungen → Checkout → Kundendetails → Art der Accountsperrung = checkout (ab Werk) meldet sich der Kunde weiter an, kommt aber nicht in den Bestellablauf. Er sieht „Ihr Kundenkonto ist gesperrt …“. Mit login kann er sich gar nicht mehr anmelden. |
| „Login“ | Spalte „Account“ | keine Anmeldung, keine neue Registrierung und keine Gastbestellung mit dieser E-Mail-Adresse, kein Express-Checkout. Passwort-Links gibt es für solche Konten nicht. |
| „Newsletter“ | – | Der Kunde erhält keine Newsletter, siehe Leitfaden Newsletter. |
- Sperren Sie den Checkout, trägt der Shop den Kunden zugleich aus dem Newsletter aus, auch beim angebundenen Newsletter-Anbieter. Dasselbe gilt für den Schalter „Account“ in der Kundenliste.
- Eine Sperre greift ab der nächsten Anmeldung. Wer gerade eingeloggt ist, merkt sie erst danach.
- Nur einzelne Zahlarten verbieten, etwa den Kauf auf Rechnung, statt den Kunden zu sperren: Reiter „Zahlungs- & Versandarten“, „Zahlungsmodule für diesen Kunden auswählen“.
Gastbestellungen und doppelte Konten
Wer ohne Kundenkonto bestellt, ist Gast. Der Shop legt dafür einen vorübergehenden Datensatz an und löscht ihn nach dem Bestellabschluss wieder. Liegen gebliebene Gastdatensätze entfernt er einen Tag später bei einer Anmeldung im Backend, bei offener Zahlung erst später. Danach stehen Name, Adressen und E-Mail-Adresse nur noch in der Bestellung.
Warum der Shop einen Gast nicht wiedererkennt
Bei der nächsten Bestellung gibt ein Gast seine Daten neu ein. Eine Anmeldung mit seiner E-Mail-Adresse scheitert, und „Passwort vergessen“ schickt ihm keine Mail, weil es kein Konto gibt. Ein Konto anlegen kann er jederzeit mit derselben Adresse, bei der Registrierung oder mit dem Haken im Bestellablauf.
Frühere Gastbestellungen zuordnen
Unter Bestellungen → Bestellungen finden Sie alle Bestellungen einer Person über die E-Mail-Adresse im Suchfeld. „mit Kundenkonto verknüpfen“ im Aktionsmenü hängt eine Gastbestellung an das Konto. Die Zuordnung übernimmt die Adressen des Kontos in die Bestellung, siehe Leitfaden Bestellungen.
Ob Kunden als Gast bestellen dürfen, regelt Einstellungen → Checkout → Kundendetails → Registrierungspflicht beim Bestellvorgang. Ab Werk bestellen sie als Gast und legen auf Wunsch per Haken ein Konto an. Die übrigen Modi: immer mit Konto, nur als Gast, oder mit Konto und auf Wunsch als Gast.
Zwei Konten mit derselben E-Mail-Adresse
Registrierung und Kundenmaske lassen je E-Mail-Adresse nur ein Kundenkonto zu. Mehrere Konten mit derselben Adresse entstehen etwa über die Dummy-E-Mailadresse. Mit welchem Konto sich der Kunde dann anmeldet, ist nicht vorhersehbar. So räumen Sie auf:
- Das Konto bestimmen, das bleiben soll, meist das mit den meisten Bestellungen.
- Die Bestellungen des anderen Kontos über „zugeordneten Kunden ändern“ im Aktionsmenü der Bestellübersicht umhängen.
- Guthaben, Bonuspunkte, Kundenpreise und Partnerbindung bei Bedarf von Hand übertragen.
- Das überzählige Konto löschen. Eine Funktion zum Zusammenführen gibt es nicht.
Kunden löschen
Löschen ist endgültig. Bestellungen, Rechnungen und Retouren bleiben erhalten, ebenso Tickets, dann ohne Kundenzuordnung.
Einen Kunden löschen
Im Aktionsmenü der Kundenliste „Löschen“ wählen. Hat der Kunde Bewertungen geschrieben, fragt der Shop „… Bewertung(en) ebenfalls löschen“ (vorbelegt: Ja). Bei Nein bleiben die Bewertungen ohne Kundenbezug stehen. Der Shop vermerkt die Löschung im Einwilligungsnachweis.
Was der Shop mitlöscht
Adressbuch, Warenkorb, Merkzettel, Bonuspunkte, Guthaben, Kundenpreise und -rabatte, Notizen, Manager- und Partnerzuordnungen, ein eigenes Partnerkonto und das Newsletter-Abo. Bewertungsmails zu alten Bestellungen gehen nicht mehr hinaus.
Inaktive Kunden aufräumen
Kunden → Inaktive Kunden zeigt Konten, deren letzte Anmeldung vor einem Datum liegt.
- „Zeige alle Kunden mit letztem Login vor dem“ ist mit dem Tag vor drei Monaten vorbelegt.
- Ohne den Haken „Auch Kunden mit Bestellung“ zeigt die Liste nur Kunden ohne Bestellung.
- Im Aktionsmenü jeder Zeile: „Kundenkonto öffnen“, „Bestellungen“ und „Löschen“. Gelöscht wird einzeln, dort immer samt Bewertungen.
- Konten, die sich nie angemeldet haben, auch nicht nach der Registrierung, fehlen in dieser Liste. Die Registrierung selbst und „Als Kunde einloggen“ zählen nicht als Anmeldung. Solche Konten finden Sie in der Kundenliste über die Sortierung nach „Erstellt am“ und das Info-Symbol mit leerer „Letzte Anmeldung“.
Kunden → Inaktive Kunden listet Konten, deren letzte Anmeldung vor dem gewählten Datum liegt. Zum Vergrößern anklicken.
Wann Sie ungenutzte Konten löschen, legen Sie in Ihrem Löschkonzept fest. Bestellungen hängen nicht am Konto; der Shop löscht sie erst nach Einstellungen → Datenschutz → Allgemein → Aufbewahrungszeitraum für Bestellungen (ab Werk 10 Jahre).
Kontolöschung durch den Kunden
Im Kundenkonto auf der Seite seiner persönlichen Daten findet der Kunde „Kundenkonto löschen“. Er bestätigt die Löschung mit einem Haken. Ab da ist sein Konto gesperrt („Login“), und er bekommt eine Mail mit einem Bestätigungslink. Was der Klick auslöst, regelt Einstellungen → Checkout → Kundendetails → Kundenkonto löschbar:
| Wert | Wirkung |
|---|---|
delete (ab Werk) | Der Klick auf den Link löscht das Konto. |
deactivate | Das Konto bleibt gesperrt. Sie löschen es selbst in der Kundenliste. |
false | Kunden sehen keinen Knopf zum Löschen und melden sich bei Ihnen. |
- Steht „Änderung der Adresse für Kunden erlaubt“ auf
false, bittet die Seite den Kunden, sich zum Löschen bei Ihnen zu melden. - Geben Sie ein Konto mit offenem Löschantrag wieder frei (Schalter „Account“), verfällt der Link aus der Löschmail.ab 4.9.123
Adressprüfung: Hausnummer, Postleitzahl, Länge
Bei Registrierung, im Adressbuch des Kunden und im Bestellablauf prüft der Shop jede Adresse. Vor dem Kauf prüft er auch gespeicherte Adressen noch einmal.
Hausnummer
Straße und Hausnummer stehen in einem Feld. Der Shop verlangt darin eine Hausnummer, für Adressen in 25 europäischen Ländern, darunter Deutschland, Österreich, die Schweiz, Frankreich und die Benelux-Länder. Andere Länder, etwa die USA, Großbritannien oder Griechenland, prüft er nicht. Fehlt die Nummer, meldet er „Bitte geben Sie eine Hausnummer an.“ bzw. im Bestellablauf, welche Adresse betroffen ist.
Postleitzahl
Für dieselben Länder und Großbritannien prüft der Shop das Format der Postleitzahl, zum Beispiel fünf Ziffern für Deutschland. Passt sie nicht, meldet er „Die eingegebene Postleitzahl scheint nicht zum gewählten Land zu gehören!“. Britische Postleitzahlen wie SW1A 1AA und luxemburgische mit L- erkennt er richtig.ab 4.9.47
Länge
Ist eine Versandschnittstelle wie DHL, DPD, GLS, UPS oder Hermes aktiv, meldet der Shop zu lange Felder, statt sie abzuschneiden, etwa „Die Straße darf höchstens 35 Zeichen lang sein …“. Das gilt auch in der Kundenmaske. Der Bestelleditor warnt nur. Ohne aktive Schnittstelle gibt es diese Grenze nicht.
Warum die Hausnummer-Meldung erscheint
| Ursache | Abhilfe |
|---|---|
| Die Straße enthält keine Ziffer, etwa „Am Markt“ oder ein Hofname. | Hausnummer ergänzen. Gibt es in Ihrem Kundenkreis viele Adressen ohne Nummer, die Prüfung abschalten (unten). |
| Eine Auslandsadresse läuft unter dem falschen Land, etwa eine US-Adresse mit dem Land Deutschland. | Land korrigieren. |
| Die Hausnummer steht vor der Straße, etwa „6 Altersberger Weg“. | Kein Grund mehr für die Meldung; in älteren Versionen musste die Nummer am Ende stehen.ab 4.9.21 |
| Zwischen Straße und Nummer steht ein Komma oder Doppelpunkt, etwa „Münsterweg,1“. | Leerzeichen statt Satzzeichen eintragen. |
| Die Meldung kommt im Bestellablauf, obwohl der Kunde nichts eingegeben hat. | Eine gespeicherte Adresse ist betroffen, etwa aus einem Import oder aus der Kundenmaske, die keine Hausnummer prüft. Der Kunde korrigiert sie im Adressbuch, oder Sie korrigieren sie im Backend. |
Zusätze hinter der Nummer wie „(Hinterhaus)“ oder „2. OG“ und ein Komma am Ende stören die Prüfung nicht.
Prüfung abschalten
Die Schalter Einstellungen → Allgemein → Module Optionen → Straße/Hausnummer-Validierung und … → PLZ-Validierung anhand des Landes sieht nur der Hauptadministrator. Fehlt Ihnen diese Einstellungsgruppe, stellt der Support die Prüfung für Sie um. Lassen Sie sie wenn möglich an: Eine fehlende Hausnummer kostet später eine Paketzustellung.
Adressvorschläge beim Tippen
Tragen Sie unter Einstellungen → Design → Allgemein → Google-Maps API Key einen Schlüssel ein, schlägt der Shop bei der Eingabe von Straße, Postleitzahl und Ort passende Adressen vor. Die Eingabe des Kunden geht dafür an Google. Nennen Sie das in Ihrer Datenschutzerklärung. Ohne Schlüssel gibt es keine Vorschläge.
Pflicht- und Zusatzfelder
Welche Felder Kunden ausfüllen, stellen Sie unter Einstellungen → Checkout → Kundendetails ein. Die Felder der Registrierung, Privat- und Firmenkonto und die USt-IdNr. beschreibt der Leitfaden Anmeldung & Registrierung.
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| „Telefonnummer“ | mandatory: Pflichtfeld in Registrierung, persönlichen Daten und Kontaktformular. Im Bestellschritt Versand fragt der Shop die Nummer zusätzlich ab, vorbelegt aus dem Konto, und speichert sie dort. optional: freiwillig. false: ausgeblendet. Die Einstellung gilt für alle Länder gemeinsam. |
| Einstellungen → Allgemein → Mindestwerte → Telefonnummer | Mindestlänge, ab Werk 5 Zeichen |
| „Adresszusatzfeld / Stadtteil“ | true: zusätzliches Feld „Adresszusatz“ in allen Adressformularen, auch in der Kundenmaske |
| „DHL Packstation/Postfilial-Feld anzeigen“ | Feld für die DHL-Postnummer bei Lieferung an Packstation oder Postfiliale. Im Backend hat jede Adresse dieses Feld als „Postnummer für Packstation/Filiale“. |
| „Ust.-ID Pflichtfeld an/aus“ | false: Die USt-IdNr. ist freiwillig. Details im Leitfaden Anmeldung & Registrierung. |
| „Kundenregistrierung aktivieren“ | false: Kunden registrieren sich nicht selbst; Sie legen die Konten im Backend an, etwa in einem reinen Geschäftskunden-Shop. |
| „Login-Zwang PopUp-Modal im Frontend“ | Nicht angemeldete Besucher sehen ein Anmeldefenster, das sich nicht schließen lässt. |
Download-Artikel nur mit Kundenkonto
Dafür brauchen Sie keine Einstellung. Liegt ein Artikel mit einer aktiven Download-Datei im Warenkorb, legt der Shop bei der Bestellung immer ein Kundenkonto an, auch wenn Sie Gastbestellungen erlauben. Der Kunde sieht dazu einen Hinweis im Formular. Über das Konto erreicht er seine Downloads.
Der Express-Checkout über Stripe zeigt bei Download-Artikeln ohne angemeldetes Konto statt des Bezahlknopfs einen Hinweis.ab 4.10
Anmeldung mit Amazon, Google oder Apple?
Eine Anmeldung mit einem fremden Konto gibt es nicht. Amazon Pay ist eine Zahlart: Der Kunde bezahlt mit seinem Amazon-Konto, der Button steht bei eingeschaltetem Modul auch auf der Anmeldeseite. Die Einstellung „Social-Login-Buttons (Vorschau, ohne Funktion)“ zeigt nur deaktivierte Knöpfe für Google und Apple mit „Bald verfügbar“; lassen Sie sie auf false.
Häufige Fragen
Wo ändere ich die Adresse eines Kunden im Backend?
Kann ich mehrere E-Mail-Adressen für Bestellmails hinterlegen?
Wie exportiere ich die E-Mail-Adressen aller Kunden?
Warum meldet der Shop, die Kundennummer sei bereits vergeben?
Wie zeige ich die eigene Kundennummer auf Rechnungen?
Wie sehen Kunden ihre Rechnungen im Kundenkonto?
Kann ein Kunde mehreren Kundengruppen angehören?
Welcher Kundengruppe werden Käufer ohne Kundenkonto zugeordnet?
Wie deaktiviere ich das Popup „Endkunde oder Händler“?
Wie verhindere ich, dass der Shop Passwörter per Mail verschickt?
Wie setze ich das Passwort eines Kunden zurück?
Wie aktiviere ich „Als Kunde einloggen“?
Wie ändere ich nachträglich den Partner eines Kunden?
Wie schließe ich einen Kunden von Bestellungen aus?
Warum erkennt der Shop die E-Mail-Adresse einer Kundin bei der Folgebestellung nicht?
Wie lösche ich inaktive Kunden ohne Login?
Warum erscheint eine Hausnummern-Meldung, obwohl eine Nummer eingegeben ist?
Kann ich die Telefonnummer für bestimmte Länder zur Pflicht machen?
Wie aktiviere ich eine zusätzliche Adresszeile?
Wie erzwinge ich ein Kundenkonto beim Kauf von Download-Artikeln?
Wie finde ich Kunden mit abweichender Rechnungs- und Lieferadresse?
Gibt es einen Amazon-Login für Kunden?
Weiterführende Leitfäden
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Wir stellen mit Ihnen Pflichtfelder, Kundengruppen und Adressprüfung ein und klären, warum sich ein Kunde nicht anmelden kann.
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