E-Mail-Versand & Zustellung
Ihr Shop verschickt Bestellbestätigungen, Statusmails, Rechnungen und Mails zum Kundenkonto selbst. Dieser Leitfaden zeigt, welche Mail wann an wen geht, wie Sie Absender, Kopien und Anhänge einstellen, wann SMTP sinnvoll ist und was Sie tun, wenn eine Mail nicht ankommt. Die Texte der Mails ändern Sie wie im Leitfaden CMS-Manager & E-Mails beschrieben.
Auf einen Blick
- Absender: Mails an Ihre Kunden gehen mit der „E-Mailadresse des Shopbetreibers“ und dem „Name Shopbetreiber“ hinaus. Steht dort noch die Musteradresse, bekommen Ihre Kunden keine Mails.
- Kopien: „Bestellungskopie per E-Mail an“ und „Bestell-Statusupdate-Kopie per E-Mail an“ nehmen beliebig viele Adressen auf.
- Statusmails: Sie gehen nur hinaus, wenn „Kunde benachrichtigen“ an ist. Auch die Versandbestätigung ist eine Statusmail.
- Zustellung: Im Regelfall genügt ein korrekter SPF-Eintrag für Ihre Absenderdomain. Kommen Bestellkopien oder Anfragen nicht an, hilft „Absender ist immer Shopbetreiber“.
- Nachweis: Der Verlauf der Bestellung zeigt, wann der Shop eine Mail ausgelöst hat. Kopien der verschickten Mails legt er auf Wunsch in Ihren Gesendet-Ordner.
In diesem Leitfaden
Nicht Teil dieses Leitfadens: Texte, Betreffzeilen, Platzhalter, Kopf und Fuß der Mails und die Bankdaten der Vorkasse (Leitfaden CMS-Manager & E-Mails), der Statuswechsel in der Bestellung (Leitfaden Bestellungen bearbeiten), Newsletter (Leitfaden Newsletter), Marketing-Mails (Leitfaden Marketing & Automatisierung) sowie Ticketmails und Mail zu Ticket (Leitfaden Tickets & Aufgaben).
Wo Sie was finden
Absender, Kopien, Anhänge und den Versandweg stellen Sie gesammelt unter Einstellungen → Schnittstellen → E-Mail-Marketing / CRM → E-Mailoptionen ein. Die Texte der Mails stehen unter CMS → Mails & Marketing / Automatisierungen.
| Sie möchten … | Ort im Backend | Abschnitt |
|---|---|---|
| festlegen, mit welcher Adresse der Shop sendet | E-Mailoptionen, „E-Mailadresse des Shopbetreibers“ | Absender |
| eine Kopie jeder Bestellung bekommen | E-Mailoptionen, „Bestellungskopie per E-Mail an“ | Kopien |
| Rechnungen an die Buchhaltung eines Kunden schicken | Kundenmaske, „E-Mailadresse (Rechnung)“ | Rechnungsadresse |
| AGB, Widerrufsbelehrung oder Rechnung anhängen | E-Mailoptionen, Schalter „E-Mailanhang …“ | Anhänge |
| über den Mailserver Ihres Anbieters senden | E-Mailoptionen, „E-Mail Modus“ | PHP-Mail oder SMTP |
| prüfen, ob ein Kunde eine Mail bekommen hat | Bestellung, Reiter „Bearbeiten“, Unterreiter „Bestellstatus“ | Nachweis |
| eine Signatur für Ticketantworten anlegen | Einstellungen → Administratoren → Mein Konto | Signatur |
| den Text einer Mail ändern | CMS → Mails & Marketing / Automatisierungen | Leitfaden CMS-Manager & E-Mails |
Welche Mails der Shop wann verschickt
Die meisten Mails löst ein Ereignis im Shop aus, etwa eine Bestellung oder eine Registrierung. Statusmails verschicken Sie selbst. Einige Mails gehen erst hinaus, wenn sich jemand im Backend anmeldet.
Rund um die Bestellung
| Wann | An wen | |
|---|---|---|
| „Bestellbestätigung“ | direkt nach dem Bestellabschluss im Shop | Kunde, Kopie an „Bestellungskopie per E-Mail an“ |
| Statusmail („Bestellstatusänderung“) | wenn Sie beim Statuswechsel „Kunde benachrichtigen“ einschalten, siehe Statusmails | Kunde, Kopie an „Bestell-Statusupdate-Kopie per E-Mail an“, mit Rechnung zusätzlich die Rechnungsadressen |
| Versandbestätigung | Statusmail zum Versandstatus, mit Sendungsnummer | Kunde |
| Rechnung | als PDF an der Bestellbestätigung oder an einer Statusmail, siehe Anhänge | Kunde, an einer Statusmail auch die Rechnungsadressen |
| Bestellbestätigung erneut | im Bestelleditor mit „Bestellbestätigung versenden“, siehe Leitfaden Bestellungen bearbeiten | Kunde, Kopie an „Bestellungskopie per E-Mail an“ |
| Eingangsbestätigung eines Widerrufs | sofort, wenn der Kunde den Widerruf absendet, siehe Leitfaden Widerrufsbutton | Kunde; eine Benachrichtigung geht an Sie |
| „Produktbewertungsaufforderung“ | einige Tage nach der letzten Änderung einer Bestellung im gewählten Status, bei einer Anmeldung im Backend, siehe Leitfaden Bewertungen & Siegel | Kunde |
Bestellungen aus eBay, Kaufland, OTTO, Idealo und Galaxus bestätigt der Marktplatz selbst. Der Shop schickt Ihnen davon nur eine Kopie, mit dem Marktplatz im Betreff. Für Bestellungen aus Billbee verschickt der Shop Bestätigung und Kopie nur mit Einstellungen → Schnittstellen → Warenwirtschaften/ERPs/Buchhaltung → BillBee → Billbee Sync: Bestellbestätigung senden und Statusmails an den Kunden nur, wenn unter Tools → Billbee (Sync) „Kunden-Update-Mails senden“ an ist. Beides ist ab Werk aus.
Kundenkonto
| Wann | An wen | |
|---|---|---|
| „Bestätigung bei Kundenregistrierung“ | nach der Registrierung. Steht Einstellungen → Checkout → Kundendetails → Passwortoption in Kontoerstellung auf auto (ab Werk), folgt eine zweite Mail mit dem erzeugten Passwort. | Kunde |
| Meldung über ein neues Kundenkonto | nach jeder Registrierung, solange Einstellungen → Checkout → Kundendetails → Benachrichtigung bei Kundenregistrierung an ist (ab Werk) | „E-Mailadresse des Shopbetreibers“ |
| „Passwortanfrage“ | wenn der Kunde über „Passwort vergessen“ einen Link anfordert | Kunde |
| Passwort-Mails aus dem Backend | über das Menü „Aktion“ der Kundenmaske, siehe Leitfaden Kunden verwalten | Kunde |
| „Kundenkonto löschen bestätigen“ | wenn der Kunde im Kundenkonto die Löschung beantragt, mit Bestätigungslink | Kunde |
Anfragen und Meldungen an Sie
- Anfragen aus Kontaktformular, Rückrufservice, Produktanfrage, Preisvorschlag und Warenkorbanfrage gehen an Sie, der Kunde bekommt die „Anfragebestätigung“. Empfänger und Tickets beschreibt der Leitfaden Formulare & Spam-Schutz.
- Widerruf: eine Benachrichtigung an „Widerrufs-Benachrichtigung E-Mail“, siehe Kopien.
- Meldebestand: eine Liste der Artikel, die nachbestellt werden müssen, siehe Leitfaden Lager & Bestand.
Mails mit eigenem Leitfaden
- Newsletter und Abmeldung: Newsletter
- Mails aus Marketing-Events, etwa Warenkorb-Erinnerung oder Gutschein nach der Bestellung: Marketing & Automatisierung
- Verfügbarkeitswecker: Produktbenachrichtigung
- Ticketantworten und Mail zu Ticket: Tickets & Aufgaben
- Folgerechnungen und Mahnungen: Verträge & Abos
- Texte aller Vorlagen: CMS-Manager & E-Mails
Statusmails und Versandbestätigung
Ein Statuswechsel allein verschickt nichts. Die Mail geht nur hinaus, wenn Sie „Kunde benachrichtigen“ einschalten. Eine eigene Vorlage „Versandbestätigung“ gibt es nicht: Auch sie ist eine Statusmail mit der Vorlage „Bestellstatusänderung“.
So lösen Sie eine Statusmail aus
- In der Bestellung im Reiter „Bearbeiten“, Unterreiter „Bestellstatus“: Status wählen, „Kunde benachrichtigen“ einschalten, mit „Aktualisieren“ absenden. Mit „Kommentare anhängen“ steht Ihr Kommentar in der Mail.
- Mit einem Textbaustein unter dem Kommentarfeld, der Status, Text und Schalter auf einmal setzt.
- Beim Scannen mit xoScan, wenn der gewählte Textbaustein den Kunden benachrichtigt.
- Über eine Warenwirtschaft, die den Status mit Benachrichtigung zurückmeldet, oder über ein Marketing-Event mit der Reaktion „Bestellung: Statusupdate“.
- Soll „Kunde benachrichtigen“ immer vorausgewählt sein, schalten Sie ihn ein und klicken auf „Speichern“, das nach einer Änderung unter den Schaltern erscheint. Die Kombination gilt dann für alle Bestellungen und alle Mitarbeiter.
Versandbestätigung mit Sendungsnummer
Tragen Sie zuerst die Sendungsnummer im Reiter „Versand“ ein, siehe Leitfaden Versand & Lieferung. Dann setzen Sie den Versandstatus mit „Kunde benachrichtigen“. Wie Nummer und Link in den Text kommen, steht im Leitfaden CMS-Manager & E-Mails. Das Erzeugen eines Versandlabels verschickt selbst keine Mail.
- Sprache: Statusmails gehen in der Sprache der Bestellung, nicht in der Sprache, in der Sie im Backend arbeiten.
- Anhänge: Rechnung, AGB und weitere Belege hängen Sie mit den Schaltern unter „Kunde benachrichtigen“ an. Die Liste aller Schalter steht im Leitfaden Bestellungen bearbeiten.
- Importierte Bestellungen: Für Bestellungen aus Billbee unterdrückt der Shop die Statusmail an den Kunden, solange „Kunden-Update-Mails senden“ aus ist. Die Kopie an Sie geht trotzdem hinaus.
Absender und Antwortadresse
Mails an Ihre Kunden kommen von Ihrer Betreiberadresse. Mails, die der Shop Ihnen im Namen eines Kunden zuschickt, etwa die Bestellkopie oder eine Anfrage, tragen ab Werk den Kunden als Absender.
| Einstellung | Ab Werk | Wirkung |
|---|---|---|
| „E-Mails senden“ | true | Hauptschalter. Auf false verschickt der Shop keine einzige Mail. |
| „E-Mailadresse des Shopbetreibers“ | Angabe bei der Einrichtung | Absender und Antwortadresse aller Mails an Kunden, Empfänger von Anfragen und Meldungen. Mit der Musteradresse mail@ihre_adresse_xxl.de verschickt der Shop keine Mails an Kunden, weil sie keine gültige Adresse ist. |
| „Name Shopbetreiber“ unter Einstellungen → Allgemein → Grundeinstellungen | Mustername | Absendername, den Ihre Kunden im Posteingang sehen |
| „E-Mailadresse des Shopbetreibers (SPF)“ | leer | Gefüllt: Mails mit der Betreiberadresse als Absender gehen mit dieser Adresse hinaus, Antworten landen weiter bei der Betreiberadresse. Gedacht für eine Freemail-Adresse als Betreiberadresse, siehe Zustellbarkeit. |
| „Absender ist immer Shopbetreiber“ | false | true: Auch Bestellkopien und Anfragen tragen Ihre Adresse als Absender. „Antworten“ erreicht weiter den Kunden. |
Alle Felder außer dem Namen stehen unter Einstellungen → Schnittstellen → E-Mail-Marketing / CRM → E-Mailoptionen.
Wer steht in welcher Mail als Absender?
| Absender | „Antworten“ geht an | |
|---|---|---|
| Bestellbestätigung, Statusmails, Mails zum Kundenkonto, Ticketantworten | „Name Shopbetreiber“ mit der Betreiberadresse, bei gefüllter (SPF)-Adresse mit dieser | Betreiberadresse |
| Bestellkopie an Sie, Anfragen aus Kontakt-, Rückruf-, Produkt-, Preis- und Warenkorbformular | der Kunde | Kunde |
dieselben Mails mit „Absender ist immer Shopbetreiber“ auf true | „Name Shopbetreiber“ mit der Betreiberadresse | Kunde |
| Kopie einer Statusmail an Sie | „Name Shopbetreiber“ mit der Betreiberadresse | Betreiberadresse |
true.Antworten Ihrer Kunden auf Shop-Mails landen in dem Postfach der Betreiberadresse. Mit Mail zu Ticket werden daraus Einträge im passenden Ticket, siehe Leitfaden Tickets & Aufgaben. XONIC Premium: CRM
Kopien an weitere Adressen
Kopien von Bestellungen, Statusmails und Widerrufen schicken Sie an beliebig viele Adressen, etwa an den Versand oder die Buchhaltung. Jede Adresse steht in einer eigenen Zeile, weitere fügen Sie mit „Neuer Eintrag“ hinzu.
| Feld in den E-Mailoptionen | Ab Werk | Was dort ankommt |
|---|---|---|
| „Bestellungskopie per E-Mail an“ | Angabe bei der Einrichtung, sonst Musteradresse | jede Bestellbestätigung aus dem Shop mit allen Anhängen und dem „Betreff der E-Mail-Kopie“, auch erneut versendete. Dazu Bestellungen aus eBay, Kaufland, OTTO, Idealo und Galaxus, aus Billbee nur mit „Billbee Sync: Bestellbestätigung senden“. Absender ist der Kunde. |
| „Bestell-Statusupdate-Kopie per E-Mail an“ | leer | Statusmails aus der Bestellung, aus Marketing-Events und von der Warenwirtschaft, auch wenn der Kunde selbst keine bekommt, etwa bei Billbee-Bestellungen. Statusmails aus xoScan kopiert der Shop nicht. Absender ist der Shop. |
| „Widerrufs-Benachrichtigung E-Mail“ | leer | die Meldung über einen Widerruf. Gefüllt: nur an diese Adressen. Leer: an die Betreiberadresse und an „Bestellungskopie per E-Mail an“. |
| „abweichende E-Mailadresse (Produktanfrage und Warenkorbanfrage)“, „abweichende E-Mailadresse (Preisvorschlag)“ | leer | diese Anfragen statt der Betreiberadresse |
Jede Adresse für die Bestellkopie steht in einer eigenen Zeile, weitere fügen Sie mit „Neuer Eintrag“ hinzu. Zum Vergrößern anklicken.
mail@ihre_adresse_xxl.de. Solange sie dort steht, gehen Ihre Kopien ins Leere. Tragen Sie Ihre eigene Adresse ein oder löschen Sie die Zeile.Filialen: Mails an den Zentraleinkauf
Legen Sie jede Filiale einer Kette als eigenes Kundenkonto an, können Bestell- und Rechnungsmails stattdessen oder zusätzlich an den Einkauf oder die Buchhaltung der Zentrale gehen. Die Zentrale ist dafür ein Kundenkonto mit Managerrolle.ab 4.9.25
- Im Konto der Zentrale im Reiter „Manager“ „Kunde ist Manager“ einschalten.
- „Bestell- und Statusmails an den Manager“ wählen: Die Bestellbestätigung und Statusmails ohne Rechnung gehen an die Hauptadresse des Managers.
- „Rechnungsbelege an den Manager“ wählen: Statusmails mit Rechnung gehen an seine „E-Mailadresse (Rechnung)“, ohne eine solche an seine Hauptadresse.
- Darunter im selben Reiter unter „zugeordnete Kunden“ die Filialen mit „Kunden hinzufügen“ zuordnen. Diese Zuordnung speichert der Shop sofort, ohne „Aktualisieren“.
Im Reiter „Manager“ der Zentrale legen Sie fest, ob Bestell- und Statusmails sowie Rechnungsbelege der zugeordneten Filialen zusätzlich oder statt an den Kunden an den Manager gehen. Zum Vergrößern anklicken.
- Werte: „nie“ (ab Werk), „zusätzlich zum Kunden“ oder „statt an den Kunden“. Mit „statt an den Kunden“ entfallen für die Filiale auch deren Rechnungsadressen.
- Mehrere Manager: „statt an den Kunden“ wirkt nur, wenn kein anderer zugeordneter Manager auf „zusätzlich zum Kunden“ steht.
- Sicherheitsnetz: Geht an den Manager keine Mail hinaus, bekommt die Filiale ihre Mail wie bisher. Gastbestellungen sind ausgenommen.
- Einverständnis: Der Manager erhält damit Bestell- und Rechnungsdaten seiner Filialen. Klären Sie das vorher mit den betroffenen Kunden.
Getrennte Warenkörbe
Nutzen Sie Einstellungen → Checkout → Warenkorb → Warenkorb-Separierung, kann jede Gruppe eine eigene Mail an eigene Adressen bekommen, etwa an einen Lieferanten. Die Mail enthält nur die Artikel dieser Gruppe.
Rechnung an eine andere Adresse
Ein Kunde kann neben seiner Hauptadresse weitere Adressen im Feld „E-Mailadresse (Rechnung)“ hinterlegen, etwa die seiner Buchhaltung. Diese Adressen bekommen nur Mails, an denen eine Rechnung hängt.
- Welche Mails: Statusmails mit „Rechnung anhängen“, „QR-Rechnung“, „Rechnungskorrektur anhängen“, „elektronische Rechnung (ZUGFeRD) anhängen“ oder einer elektronischen Rechnungskorrektur. Dazu die erneut versendete Bestellbestätigung mit Rechnung und Rechnungen aus dem Vertragswesen.
- Warum zwei Mails: Der Shop schickt die Mail an die Hauptadresse und an jede Rechnungsadresse als eigene Mail. Eine Rechnungsadresse sieht deshalb nicht, an wen die Mail sonst noch ging.
- Keine Mail an die Rechnungsadresse: bei Statusmails ohne Rechnung, wenn nur „elektronische Rechnung (XRechnung) anhängen“ an ist, und bei der Bestellbestätigung aus dem Checkout. Sie geht nur an die Hauptadresse, auch wenn die Rechnung anhängt.
- Eigener Nummernkreis: Die Rechnung hängt erst an, wenn die Bestellung eine Rechnungsnummer hat, siehe Leitfaden Bestellungen bearbeiten. Ohne Rechnung bleibt auch die Rechnungsadresse außen vor.
- „E-Mailadresse alternativ“ ist keine Rechnungsadresse. Bestell- und Statusmails gehen nie an sie, siehe Leitfaden Kunden verwalten.
Anhänge
Welche Dokumente an der Bestellbestätigung hängen, schalten Sie in den E-Mailoptionen einzeln ein und aus. An Statusmails hängen Sie Belege beim Statuswechsel an.
Anhänge der Bestellbestätigung
| Schalter | Ab Werk | Inhalt |
|---|---|---|
| „E-Mailanhang Bestellbestätigung (PDF-AGB)“ | false | Ihre AGB aus dem CMS-Manager |
| „E-Mailanhang Bestellbestätigung (PDF-Widerrufsrecht)“ | true | Ihre Widerrufsbelehrung |
| „E-Mailanhang Muster-Widerrufsformular (PDF)“ | true | das Muster-Widerrufsformular |
| „E-Mailanhang Bestellbestätigung (PDF-Datenschutzerklärung)“ | true | Ihre Datenschutzerklärung |
| „E-Mailanhang Bestellbestätigung (PDF-EU-Gewährleistungsmitteilung)“ | true | die offizielle EU-Mitteilung in der Bestellsprache, nur bei Bestellungen mit Warenab 4.9.0 |
| „E-Mailanhang Bestellbestätigung (PDF-Auftragsbestätigung)“, „… (PDF-Rechnung)“, „… (Lieferschein)“ | false | die Belege der Bestellung |
| „E-Mailanhang Bestellbestätigung (PDF-QR-Rechnung)“ | false | nur bei Vorkasse und Rechnung und wenn „QR-Rechnung IBAN“ gefüllt ist |
| „E-Mailanhang Bestellbestätigung (elektronische Rechnung (XRechnung))“, „… (elektronische Rechnung (ZUGFeRD))“ | false | die E-Rechnung als XML bzw. PDF |
| „E-Mailanhang Bestellbestätigung (Spendenbescheinigung)“ | false | nur bei einem freiwilligen Beitrag in der Bestellung |
Bei der Zahlart Lastschrift hängt der Shop ab Werk zusätzlich das SEPA-Lastschriftmandat als PDF an; das legen Sie in den Einstellungen der Zahlart fest. Den Schalter „E-Mailanhang Produktdatenblatt (PDF)“ wertet der Shop derzeit nicht aus.
Ab Werk hängen an der Bestellbestätigung Widerrufsrecht, Muster-Widerrufsformular, Datenschutzerklärung und EU-Gewährleistungsmitteilung, AGB und Belege nicht. Zum Vergrößern anklicken.
Hinweis auf die Anhänge
Hängt mindestens ein Dokument an, setzt der Shop an der Stelle {PDF_ADVISE} einen Hinweis ein. In der Bestellbestätigung nennt er AGB und Widerrufsrecht, wenn diese anhängen, dazu einen Satz zum Öffnen von PDF-Dateien. In der Statusmail steht nur dieser Satz. Ohne Anhang bleibt die Stelle leer.
Hinweis ändern oder entfernen
Entfernen: {PDF_ADVISE} aus der Vorlage löschen. Ändern und übersetzen unter Tools → xoLanguage, Sektion „default“: Für die Bestellbestätigung im Framework „Frontend“ die Schlüssel TEXT_EMAIL_PDF_CONDITIONS_REORDER, TEXT_EMAIL_PDF_CONDITIONS, TEXT_EMAIL_PDF_REORDER und PDF_LINK_INFORMATION, für die Statusmail PDF_LINK_INFORMATION im Framework „Backend“.
Eigenes PDF
Eine eigene Datei an der Bestellbestätigung sieht der Shop nicht vor. An eine Statusmail hängen Sie eine Datei über „individuelle Datei“. Automatisch nach jeder Bestellung geht das über ein Marketing-Event mit der Reaktion „E-Mail versenden“ und dem Feld „Anhang“. XONIC Premium: Marketing / Automatisierungen & Künstliche Intelligenz
An Mails zur Registrierung, zu Tickets und Verträgen hängt der Shop die Datenschutzerklärung als PDF. Abschalten lässt sich das nur mit einer ausgeblendeten Einstellung; sprechen Sie uns dafür an. Den Anhang an Newsletter regelt der Leitfaden Newsletter.
PHP-Mail oder SMTP
Ab Werk gibt der Shop seine Mails an den Mailserver des Servers ab, auf dem er läuft. Mit SMTP verschickt er sie stattdessen über das Postfach Ihres Mailanbieters.
| „E-Mail Modus“ | Wer sendet | Wann passend |
|---|---|---|
phpmail (ab Werk, laut Hilfetext empfohlen) | der Server Ihres Shops | im Regelfall. Der Shop-Server muss im SPF-Eintrag Ihrer Absenderdomain stehen. |
smtp | der Mailserver Ihres Anbieters, mit Ihren Zugangsdaten | wenn Ihre Domain nur über Ihren Mailanbieter senden soll, oder wenn der Shop seine Mails selbst mit DKIM signieren soll |
Auf SMTP umstellen
- In den E-Mailoptionen „E-Mail Modus“ auf
smtpstellen. - „SMTP Host“, „SMTP PORT“ (ab Werk
465), „SMTP Sicherheitsmodus“ (sslodertls), „SMTP Benutzername“ und „SMTP Passwort“ so eintragen, wie Ihr Mailanbieter sie nennt. - Als „E-Mailadresse des Shopbetreibers“ eine Adresse dieses Postfachs eintragen.
- „Absender ist immer Shopbetreiber“ auf
truestellen. Viele Mailanbieter nehmen über SMTP nur Mails an, deren Absender zum Postfach gehört. Bestellkopien und Anfragen mit dem Kunden als Absender würden sie sonst abweisen. - Unter CMS → Mails & Marketing / Automatisierungen eine Vorlage mit „Testmail versenden“ verschicken und im Posteingang nachsehen. Die Meldung „Es wurde Testnachricht an … gesendet.“ heißt nur, dass der Shop den Versand angestoßen hat.
Für den Versand über SMTP tragen Sie Host, Port, Sicherheitsmodus und Zugangsdaten Ihres Postfachs ein; die IMAP-Felder legen eine Kopie in Ihren Gesendet-Ordner. Zum Vergrößern anklicken.
- Falsche Zugangsdaten: Lehnt der Mailserver ab, geht die Mail nicht hinaus. Der Shop zeigt dazu keine Meldung im Backend, er protokolliert den Fehler auf dem Server. Sprechen Sie uns an, wenn die Testmail ausbleibt.
- Drosseln: Eine Einstellung, um den Versand zu bremsen oder zu verteilen, gibt es nicht. Für große Mengen wie Newsletter nutzen Sie einen Anbieter, siehe Leitfaden Newsletter.
Kopie im Gesendet-Ordner
Mit „IMAP: Host“, „IMAP: Benutzername“, „IMAP: Passwort“ und „IMAP: Ordername gesendete Objekte“ legt der Shop eine Kopie jeder verschickten Mail in diesen Ordner Ihres Postfachs. Das gilt im PHP-Mail- wie im SMTP-Modus.ab 4.9.133
- Den Ordnernamen tragen Sie so ein, wie er in Ihrem Postfach heißt, etwa „Gesendet“ oder „Sent“. Der Shop verbindet sich verschlüsselt über Port 993.
- Ausgenommen sind Massenmails wie Newsletter und Marketing-Events sowie Mails mit Zugangsdaten, etwa Passwörtern oder Links zum Zurücksetzen.
- Ist das Postfach nicht erreichbar, verschickt der Shop die Mail trotzdem und legt nur die Kopie nicht ab.
Zustellbarkeit: SPF, DKIM und DMARC
Ob eine Mail im Posteingang landet, entscheidet der Mailserver des Empfängers. Er prüft vor allem, ob der sendende Server für die Domain der Absenderadresse zugelassen ist. Diese Angaben stehen als Einträge im DNS Ihrer Domain.
| Eintrag | Wofür | Brauchen Sie ihn? |
|---|---|---|
| SPF | nennt die Server, die für Ihre Domain senden dürfen | ja. Im Regelfall genügt ein korrekter SPF-Eintrag. Bei PHP-Mail muss der Server Ihres Shops darin stehen, bei SMTP der Server Ihres Mailanbieters. |
| DKIM | eine digitale Signatur, die zeigt, dass die Mail unterwegs nicht verändert wurde | optional. Der Shop signiert selbst nur im SMTP-Modus, wenn „E-Mail DKIM Signatur: Domain“, „E-Mail DKIM Signatur: Selektor“ und „E-Mail DKIM Signatur: PrivateKey“ gefüllt sind (bei verschlüsseltem Schlüssel dazu „E-Mail DKIM Signatur: Passphrase“). |
| DMARC | sagt Empfängern, wie sie mit Mails umgehen sollen, die SPF und DKIM nicht bestehen | optional für Shop-Mails. Für Newsletter in großer Zahl erwarten große Postfachanbieter einen Eintrag. |
Wo die Einträge hingehören
- Absenderdomain ist die Domain der „E-Mailadresse des Shopbetreibers“, bei gefüllter (SPF)-Adresse die Domain dieser Adresse.
- Die Einträge setzt, wer das DNS Ihrer Domain verwaltet. Liegt Ihr Shop bei XONIC, nennen wir Ihnen die passenden Einträge; sprechen Sie uns an.
- Eine Domain hat nur einen SPF-Eintrag. Kommt ein Server hinzu, ergänzen Sie ihn im bestehenden Eintrag, statt einen zweiten anzulegen.
Freemail-Adresse als Absender
Nutzen Sie eine Adresse eines Freemail-Anbieters als Betreiberadresse, lässt dessen SPF-Eintrag Ihren Shop-Server nicht zu. Tragen Sie dann unter „E-Mailadresse des Shopbetreibers (SPF)“ eine Adresse Ihrer eigenen Domain ein. Ihre Kunden sehen diese Adresse als Absender, Antworten landen weiter in Ihrem Freemail-Postfach.
Für den DKIM-Schlüssel des Shops tragen Sie den öffentlichen Teil als TXT-Eintrag unter <Selektor>._domainkey.<Ihre Domain> ein. Fehlende DKIM- oder DMARC-Einträge sind kein Grund, dass Shop-Mails nicht ankommen, solange SPF stimmt.
Unzustellbare Mails
Kann eine Mail nicht zugestellt werden, schickt der Mailserver eine Fehlermeldung an den Absender zurück. Der Shop wertet solche Rückläufer nicht aus, Sie finden sie in Ihrem Postfach.
Wo Rückläufer landen
- Bei Mails an Kunden im Postfach der „E-Mailadresse des Shopbetreibers“, bei gefüllter (SPF)-Adresse in deren Postfach.
- Bei Mails mit dem Kunden als Absender, etwa der Bestellkopie an Sie, beim Kunden. Ein Tippfehler in „Bestellungskopie per E-Mail an“ führt deshalb zu Fehlermeldungen bei Ihren Kunden. Mit „Absender ist immer Shopbetreiber“ landen sie bei Ihnen.
Was Sie tun
- Grund in der Fehlermeldung lesen: Tippfehler, unbekanntes Postfach, volles Postfach oder abgelehnt.
- Adresse im Kundenkonto korrigieren, siehe Leitfaden Kunden verwalten.
- Mail erneut schicken: die Willkommensmail mit „Begrüßungstext inkl. Passwort senden“ (setzt ein neues Passwort), die Bestellbestätigung im Bestelleditor mit „Bestellbestätigung versenden“, eine Statusmail mit einem neuen Statuseintrag. „Passwort-Link erzeugen“ zeigt Ihnen einen Link, den Sie auf anderem Weg weitergeben.
Adressen, an die der Shop nie sendet
An diese Adressen verschickt der Shop nichts, ohne Fehlermeldung im Backend:
- Adressen, die „noreply“ enthalten,
- Adressen der Domain
example.comund die Kundenadressen von Amazon (@marketplace.amazon.de), - Adressen aus Einstellungen → Schnittstellen → E-Mail-Marketing / CRM → E-Mailoptionen → E-Mail Spamschutz: Blacklist. Die Liste sperrt Empfänger und Absender, mit
*als Platzhalter auch ganze Domains, etwa*@spam-beispiel.de. So halten Sie Spam aus dem Kontaktformular fern.
Bilder und Signatur
Logo und Artikelbilder lädt das Mailprogramm Ihres Kunden beim Öffnen aus Ihrem Shop. Viele Programme, darunter Outlook, laden solche Bilder erst nach einer Freigabe.
Bilder fehlen in Outlook
- Outlook zeigt Bilder aus dem Internet ab Werk erst nach einem Klick auf „Bilder herunterladen“ oder wenn der Absender als sicher eingestuft ist. Bitten Sie Ihre Kunden, Ihre Absenderadresse als sicheren Absender aufzunehmen.
- Bilder, die Sie im Editor in einen Mailtext oder eine Ticketantwort einfügen, speichert der Shop mit kurzem Pfad (etwa
images/…). Beim Versand über PHP-Mail ergänzt er die Shop-Adresse. Beim Versand über SMTP fehlt sie bisher, und die Bilder erscheinen beim Empfänger nicht. Nutzen Sie SMTP und fehlen eingefügte Bilder, sprechen Sie uns an. - Artikel ohne Produktbild zeigen in Bestellmails die Platzhaltergrafik Ihres Layouts oder gar kein Bild. Bisher entstand eine leere Bildangabe, für die Outlook beim Öffnen die Startseite des Shops lud.ab 4.10
- Links und Bilder in Mails tragen keine Sitzungskennung mehr. Der Shop entfernt sie beim Versand.ab 4.9.109
- Fehlt ein Bild in jedem Mailprogramm, etwa eines, das Sie selbst in eine Vorlage oder Ticketantwort eingefügt haben, sprechen Sie uns an.
Signatur
Shop-Mails
Gruß, Anschrift und Kontaktdaten der Shop-Mails stehen in der jeweiligen Vorlage und im gemeinsamen Fuß aller Mails. Wie Sie sie ändern, steht im Leitfaden CMS-Manager & E-Mails.
Ihre persönliche Signatur
Unter Einstellungen → Administratoren → Mein Konto legen Sie im Bereich „Signaturen“ je Sprache die „Signatur (Ticketsystem)“ an. Sie steht unter Ihren Ticketantworten und ist unter Tools → E-Mail versenden vorbelegt, dort über „Signatur bearbeiten“ änderbar. Das Feld „Signatur (Bestellungen)“ wertet der Shop derzeit nicht aus.
Die „Signatur (Ticketsystem)“ unter Mein Konto steht unter Ihren Ticketantworten und ist beim Versand über Tools → E-Mail versenden vorbelegt. Zum Vergrößern anklicken.
Welche Mails hat der Kunde bekommen?
Ein Versandprotokoll mit allen Mails gibt es im Backend nicht. Diese Stellen zeigen, was der Shop verschickt hat.
| Wo | Was Sie sehen |
|---|---|
| Bestellung, Unterreiter „Bestellstatus“ | Ein Umschlag mit Haken („Kunde benachrichtigt“) markiert jeden Eintrag, zu dem eine Mail ging: Bestellbestätigung, Statusmails, erneut versendete Bestätigungen. Daneben stehen die angehängten Belege, etwa „Rechnung wurde am … versendet.“ |
| Ihr Gesendet-Ordner | eine Kopie jeder Mail außer Massenmails und Mails mit Zugangsdaten, wenn die IMAP-Felder gefüllt sind, siehe Gesendet-Ordner |
| Bestellticket | Mit „Bestellticket automatisch erstellen“ und „Bestellticket: Bestellbestätigung als .eml anhängen“ unter Einstellungen → Allgemein → Tickets & Aufgaben hängt die Bestellbestätigung als Datei Bestellung-<Nummer>.eml am Ticket. |
| Ticket | Der Verlauf zeigt, welche Antworten den Kunden per Mail erreicht haben, siehe Leitfaden Tickets & Aufgaben. |
| Protokoll der Marketing-Events | jede Mail, die ein Event verschickt hat, siehe Leitfaden Marketing & Automatisierung XONIC Premium: Marketing / Automatisierungen & Künstliche Intelligenz |
Im Bestellstatus markiert der Umschlag jeden Eintrag, zu dem der Shop eine Mail ausgelöst hat, daneben stehen die angehängten Belege. Zum Vergrößern anklicken.
Wenn eine Mail nicht ankommt
Prüfen Sie zuerst die Einstellungen im Shop, dann den Empfänger, dann den Absender. Die Reihenfolge spart Zeit.
- „E-Mails senden“ steht auf
true, und die „E-Mailadresse des Shopbetreibers“ ist eine echte Adresse. - Verlauf der Bestellung: Fehlt am ersten Eintrag der Umschlag „Kunde benachrichtigt“, hat der Shop keine Bestellbestätigung ausgelöst.
- Empfänger: Adresse auf Tippfehler prüfen und mit der Liste der gesperrten Adressen abgleichen.
- Herkunft der Bestellung: Bestellungen aus Marktplätzen und Billbee bekommen ab Werk keine Mails vom Shop, siehe Welche Mails.
- Manager: Steht beim Manager einer Filiale „statt an den Kunden“, geht die Mail an die Zentrale, siehe Filialen.
- Spam-Ordner beim Empfänger, dann Absender und SPF-Eintrag, siehe Zustellbarkeit.
- SMTP: Zugangsdaten prüfen und eine Testmail schicken. Die Erfolgsmeldung im Backend beweist nicht, dass die Mail rausging.
- Kopien an Sie: Kommt die Bestellkopie nicht an, „Absender ist immer Shopbetreiber“ auf
truestellen.
Bestellung da, aber keine Bestätigung
Steht eine Bestellung vollständig im Backend, aber weder Kunde noch Sie haben eine Bestätigung bekommen, kann ein sehr großes Shop-Logo der Grund sein. Beim Bestellabschluss erzeugt der Shop alle PDF-Anhänge auf einmal, und ein Logo mit mehreren tausend Pixeln Breite konnte dabei den Arbeitsspeicher sprengen, bevor die Mail rausging. Inzwischen verkleinert der Shop das Logo für PDFs selbst, und Tools → Serverinfo & Health-Check meldet ungewöhnlich große Logos.ab 4.9.24
Fällt Ihnen das bei einer älteren Version auf, bringen Sie das Logo auf höchstens 2500 Pixel Breite und sprechen Sie uns an. Die betroffenen Bestellungen bestätigen Sie mit „Bestellbestätigung versenden“ im Bestelleditor.
Häufige Fragen
Wo stelle ich die Absenderadresse für Bestellbestätigungen ein?
Wie bekomme ich eine Kopie jeder Bestellung an eine weitere Adresse?
mail@ihre_adresse_xxl.de, ersetzen Sie sie. Kopien der Statusmails gehen an „Bestell-Statusupdate-Kopie per E-Mail an“.Warum erhalte ich keine Bestellkopie per E-Mail?
Wie stelle ich den Mailversand auf einen SMTP-Server um?
Kann ich den Mailversand per SMTP drosseln?
Welche DNS-Einträge brauche ich für den Mailversand des Shops?
Warum werden beim Rechnungsversand zwei Mails verschickt?
Warum erreicht die Statusmail die Rechnungsadresse des Kunden nicht?
Wie hänge ich AGB und Widerrufsbelehrung an, und wie entferne ich Anhänge?
Wie entferne oder übersetze ich den PDF-Hinweis in der Bestellbestätigung?
{PDF_ADVISE} aus der Vorlage löschen. Ändern und übersetzen: unter Tools → xoLanguage, Sektion „default“. Welche Schlüssel für Bestellbestätigung und Statusmail gelten, steht unter Anhänge.Kann ich im Shop sehen, welche Mails der Kunde erhalten hat?
Was tue ich, wenn eine Willkommensmail unzustellbar zurückkommt?
Warum werden Bilder in Mails in Outlook nicht angezeigt?
Wo erstelle ich eine E-Mail-Signatur?
Wie stelle ich ein, dass der Kunde bei einer Statusänderung benachrichtigt wird?
Wie hänge ich nach einer Bestellung automatisch ein PDF an eine Mail?
Weiterführende Leitfäden
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Wir prüfen mit Ihnen Absender, SPF-Eintrag und SMTP-Zugang. Liegt Ihr Shop bei XONIC, sehen wir nach, ob eine Mail Ihren Shop verlassen hat.
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